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国际会议组织与服务协议

合同编号：________________

甲方（会议组织方）：

公司名称：________________

地址：________________

联系人：________________

联系方式：________________

电子邮箱：________________

乙方（服务提供方）：

公司名称：________________

地址：________________

联系人：________________

联系方式：________________

电子邮箱：________________

第一章协议目的与范围

第一条协议目的

1.1本协议的目的是明确甲乙双方在国际会议组织与服务方面的权利、义务和责任，保证会议的顺利进行。

第二条协议范围

2.1本协议适用于甲方举办的国际性会议，包括但不限于会议策划、场地租赁、设备提供、餐饮服务、住宿安排等。

第二章会议策划与组织

第三条会议主题与内容

3.1甲方应在协议签订前向乙方明确会议的主题和预期内容。

第三条（续）会议主题与内容

3.2乙方应根据甲方的需求，提供会议策划方案，包括会议日程、议程安排、主题演讲嘉宾邀请等。

第四条场地租赁与设备提供

4.1甲方负责租赁符合会议需求的场地，并保证场地满足相关安全、消防等要求。

第四条（续）场地租赁与设备提供

4.2乙方负责提供会议所需的设备，如音响、投影仪、舞台等，并保证设备质量。

第三章服务内容与标准

第五条餐饮服务

5.1甲方指定餐饮服务供应商，乙方负责安排会议期间的餐饮服务。

第五条（续）餐饮服务

5.2餐饮服务应满足会议参与者的需求，包括早餐、午餐、晚餐等。

第六条住宿安排

6.1甲方指定住宿酒店，乙方负责为参会者预订房间。

第六条（续）住宿安排

6.2乙方应保证住宿酒店符合会议参与者的需求，包括房间标准、地理位置等。

第七条交通安排

7.1甲方负责安排会议期间的交通服务，包括接送机、市内交通等。

第七条（续）交通安排

7.2乙方应保证交通服务的安全性、准时性和舒适性。

第四章费用与支付

第八条费用构成

8.1本协议下的费用包括但不限于场地租赁费、设备使用费、餐饮服务费、住宿费、交通服务费等。

第九条支付方式

9.1甲方应在协议签订后一定期限内支付乙方预付款。

第九条（续）支付方式

9.2会议结束后，甲方应根据实际发生的费用向乙方支付尾款。

第五章协议期限与生效

第十条协议期限

10.1本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年。

第十一条协议生效

11.1本协议经甲乙双方签字盖章后正式生效。

第十一条（续）协议生效

11.2本协议的任何修改或补充均应以书面形式进行，并经甲乙双方签字盖章后生效。

第六章会前准备与沟通

第十二条会前准备

12.1甲方应在会议前三个月内向乙方提供会议详细日程、参会人员名单、住宿需求等信息。

12.2乙方应根据甲方提供的信息，提前做好以下准备工作：

12.2.1安排会议场地和设备的调试；

12.2.2准备餐饮服务菜单和住宿预订；

12.2.3协调参会人员的交通安排。

第十三条沟通机制

13.1甲乙双方应建立有效的沟通机制，保证信息畅通。

13.2双方应定期召开会前会议，讨论会议筹备事宜；

13.3乙方应设立专门联系人，负责日常沟通与协调工作。

第七章会中执行与协调

第十四条会中执行

14.1乙方应根据会议日程，负责会议的现场执行；

14.2乙方应保证会议各个环节的顺利进行，包括演讲、互动、问答等。

第十五条协调工作

15.1乙方应协调与会人员、演讲嘉宾、工作人员之间的关系；

15.2乙方应处理会议现场可能出现的突发事件，保证会议的正常进行。

第八章会后服务与反馈

第十六条会后服务

16.1会议结束后，乙方应负责收集参会人员的意见和建议；

16.2乙方应协助甲方整理会议资料，包括录音、录像、照片等；

16.3乙方应保证会议设备的回收和场地清洁。

第十七条反馈机制

17.1甲方应在会议结束后一个月内向乙方提供会议反馈；

17.2乙方应根据甲方反馈，分析会议效果，总结经验教训。

第九章会议宣传与推广

第十八条宣传内容

18.1甲方负责制定会议宣传方案，包括宣传材料、线上线下推广等；

18.2乙方应协助甲方进行宣传推广工作，保证会议信息传达至目标受众。

第十九条推广方式

19.1乙方应通过以下方式进行会议推广：

19.1.1利用社交媒体、官方网站等平台发布会议信息；

19.1.2通过行业媒体、专业论坛等进行宣传；

19.1.3邀请相关领域的专家学者参与会议，提高会议知名度。

第十章会议资料与知识产权

第二十条资料提供

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