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全市会议室运行管理制度

一、制度概述

全市会议室运行管理制度旨在规范会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行。本制度适用于全市各级政府、企事业单位、社会组织及个人，适用于各类会议室的日常管理。

一、适用范围

1.全市各级政府、企事业单位、社会组织及个人；

2.各类会议室，包括会议室、视频会议室、多功能会议室等。

二、管理制度

1.会议室预订与管理

-会议室预订需提前通过线上或线下方式进行；

-预订人需提供会议主题、参会人员、会议时间等相关信息；

-会议室管理员对预订信息进行审核，确保预订信息准确无误；

-预订成功后，会议室管理员将预订信息录入系统，并告知预订人。

2.会议室使用规范

-会议室使用人员需遵守会议室管理制度，爱护会议室设施；

-使用会议室前，需提前检查会议室设备，确保正常运行；

-使用完毕后，需将会议室恢复原状，清理垃圾，关闭设备；

-会议室使用过程中，严禁吸烟、大声喧哗、损坏设施等行为。

三、设备维护与管理

1.会议室设备定期进行维护保养，确保设备正常运行；

2.设备出现故障时，及时报修，确保会议正常进行；

3.会议室管理员负责设备的管理与维护，定期对设备进行检查。

四、环境卫生与安全

1.会议室环境卫生由使用人员负责，保持会议室整洁；

2.会议室管理员定期对会议室进行消毒，确保环境卫生；

3.会议室内配备消防设施，确保安全使用。

五、监督检查与责任追究

1.全市会议室运行管理实行监督检查制度，确保制度有效执行；

2.对违反本制度的行为，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚；

3.会议室管理员对违反制度的行为负有直接责任，需承担相应责任。

六、制度修订与解释

本制度由全市会议室运行管理领导小组负责修订，解释权归领导小组所有。

七、附则

1.本制度自发布之日起施行；

2.本制度未尽事宜，由全市会议室运行管理领导小组另行规定。

二、会议室预订与管理

会议室预订与管理是确保会议室高效利用和合理分配的关键环节。以下是具体的预订与管理流程：

1.预订流程

-预订人需通过指定渠道（如电话、网络平台或现场）提出预订申请；

-预订申请应包含会议主题、预计参会人数、会议时间、会议持续时间、预订人联系方式等详细信息；

-预订人需确保提供的信息准确无误，以便管理员进行有效管理。

2.预订审核

-会议室管理员在接到预订申请后，将对申请进行审核；

-审核内容包括会议室可用性、预订时间是否冲突、预订人数是否符合会议室容纳标准等；

-审核通过后，管理员将预订信息录入会议室管理系统，并通知预订人预订成功。

3.预订变更与取消

-预订人如需变更预订时间或取消预订，应提前通知会议室管理员；

-管理员将根据变更或取消情况调整会议室预订情况，并及时通知其他预订人；

-如预订变更或取消导致其他预订人利益受损，预订人需承担相应责任。

4.预订记录与查询

-会议室管理员负责记录所有预订信息，包括预订人、会议时间、会议室使用情况等；

-预订人可通过指定渠道查询自己的预订记录，了解会议室使用情况；

-管理员定期对预订记录进行整理和归档，以便于查阅和管理。

5.预订优先级

-在同等条件下，内部会议享有优先预订权；

-对于紧急或重要会议，管理员有权调整预订顺序，确保会议的顺利进行。

6.预订服务

-管理员提供预订咨询服务，解答预订人关于会议室使用的问题；

-管理员协助预订人解决预订过程中遇到的问题，确保预订流程的顺畅。

三、会议室使用规范

为确保会议室的正常使用和高效运行，使用会议室的人员需遵守以下规范：

1.使用前准备

-使用者在使用会议室前，应提前检查会议室的音响、投影、白板等设备是否正常；

-如发现设备故障，应及时通知管理员进行维修；

-使用者需提前准备好会议所需的资料和设备，并确保会议室内的环境整洁。

2.使用时间

-使用者应严格按照预订的时间段使用会议室，不得擅自延长使用时间；

-如需延长使用时间，应提前向管理员申请，经批准后方可延长。

3.使用行为

-使用者应保持会议室内的安静，避免大声喧哗，以免影响他人；

-使用者不得在会议室内吸烟，不得在会议室外吸烟，以免影响他人；

-使用者不得在会议室内饮食，如需饮食，应在指定区域进行。

4.设备使用

-使用者应正确使用会议室内的设备，不得随意调整设备设置；

-使用完毕后，应将设备恢复至原始状态，确保下次使用时设备正常。

5.环境保护

-使用者应爱护会议室内的设施，不得随意损坏；

-使用者应保持会议室内的环境卫生，使用完毕后应清理垃圾，保持会议室整洁。

6.安全事项

-使用者应遵守会议室内的安全规定，不得擅自打开消防设施；

-使用者应确保会议室内的人员安全，避免发生意外事故