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酒店部门会议室管理制度

一、会议制度概述

酒店部门会议室是公司内部沟通、协作的重要场所，为了确保会议的顺利进行，提高会议效率，特制定本管理制度。本制度旨在规范会议室的使用，明确会议安排、参会人员、会议记录等各项事宜，以保障会议的有序进行。

二、会议室使用规定

1.会议室使用需提前一天向部门负责人提出申请，由负责人审核并安排使用时间。

2.申请使用会议室的部门需提供详细的会议议程和参会人员名单。

3.会议室使用时间一经确定，不得随意更改，如需调整，需提前通知并重新审核。

4.会议室使用期间，保持室内整洁，不得擅自移动或损坏会议室内的设施设备。

5.会议结束后，使用部门需及时清理会场，恢复原状，并关闭会议室的灯光和空调等电器设备。

6.未经许可，非本部门人员不得进入会议室。

7.会议室内的通讯设备仅供会议使用，不得用于私人通话。

8.会议期间，参会人员需保持手机静音，不得影响会议秩序。

9.会议室内的资料和设备未经许可不得带离。

10.违反本规定的，将根据情节轻重给予相应处罚。

三、会议记录与资料归档

1.每次会议结束后，由会议主持人或指定记录人负责整理会议记录。

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。

3.会议记录需真实、准确、完整，并由记录人签名确认。

4.会议记录应及时归档，并存放在指定的文件柜中，方便查阅。

5.会议资料，如报告、提案、图表等，也应随会议记录一并归档。

6.归档的会议资料应分类存放，便于管理和检索。

7.部门内部人员需按照必威体育官网网址要求，妥善保管会议资料，未经授权不得泄露。

8.会议记录和资料归档期限为三年，到期后可根据公司规定进行销毁或存档处理。

9.需要查阅会议记录和资料的部门或个人，应提前向负责人提出申请，经批准后方可查阅。

10.会议记录和资料的保管责任由部门负责人承担，如发生遗失或损坏，需承担相应责任。

四、设备维护与保养

1.会议室内的音响、投影仪、白板等设备应定期进行清洁和维护，确保其正常运行。

2.每次会议结束后，使用部门需检查设备状态，如有损坏或异常，应立即上报。

3.设备的日常维护工作由酒店工程部负责，定期进行专业保养。

4.会议前，使用部门应提前检查会议室内的所有设备，确保其处于良好工作状态。

5.设备的维修和更换需遵循规定的流程，由工程部负责安排和实施。

6.未经授权，任何人不得随意拆卸或调整会议室内的设备。

7.部门内部人员应加强设备使用的责任心，避免因不当操作导致设备损坏。

8.设备的维修记录和保养记录应详细记录，并妥善保存。

9.会议室内的消防设施、紧急出口指示牌等安全设备应定期检查，确保其有效性。

10.一旦发现设备或安全设施存在问题，应立即通知工程部进行处理。

五、责任与奖惩

1.部门负责人对本部门会议室的使用和管理负有直接责任。

2.使用部门应确保会议室的合理使用，避免浪费资源。

3.任何部门或个人违反会议室管理制度，将根据情节轻重，采取以下奖惩措施：

a.轻微违规，如会议记录不完整、设备使用不当等，给予口头警告或书面提醒。

b.中度违规，如未按时归还会议室、损坏设备等，给予罚款或扣除部门绩效。

c.严重违规，如故意破坏设备、擅自更改会议安排等，给予通报批评或纪律处分。

4.对在会议室管理中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。

5.会议室管理制度的执行和监督由部门负责人负责，定期向公司管理层汇报。

6.部门内部应加强会议室管理制度的教育和宣传，提高员工的责任意识。

7.如有员工对会议室管理制度有意见和建议，可通过正式渠道提出，由部门负责人组织讨论和改进。

8.公司管理层将定期对会议室管理制度执行情况进行检查，确保制度的有效实施。

9.任何违反会议室管理制度的行为，一经发现，将立即采取措施予以纠正。

10.本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。

六、紧急情况处理

1.在会议室使用过程中，如遇火灾、地震等紧急情况，参会人员应立即按照应急预案进行疏散。

2.会议室内应张贴清晰的紧急疏散路线图和逃生指示，确保人员快速找到安全出口。

3.紧急情况下，使用部门负责人应立即组织人员撤离，并负责确保所有参会人员安全撤离会议室。

4.如遇设备故障，使用部门应立即通知工程部进行维修，同时采取必要措施确保会议不受影响。

5.在紧急情况下，如需使用会议室内的消防设施，应确保操作正确，避免造成不必要的损失。

6.会议室内应配备急救箱，内含必要的急救用品，如创可贴、消毒液等。

7.部门内部应定期进行紧急疏散演练，提高员工应对紧急情况的能力。

8.会议室的紧急情况处理记录应详细记录，包括时间、地点、处理过程等，以便日后分析和改进