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会议费管理制度范本

一、制度概述

会议费管理制度旨在规范公司内部会议费用的预算、审批、报销和使用流程，确保会议费用使用合理、透明，提高资金使用效率。本制度适用于公司所有会议，包括内部会议、外部会议、培训会议等。

一、会议费用预算

1.各部门根据会议性质、规模、时间等因素，提前一个月向财务部门提交会议费用预算申请。

2.财务部门对各部门提交的预算进行审核，确保预算合理、合规。

3.审核通过的预算，由财务部门予以备案，并通知各部门。

二、会议费用审批

1.各部门负责人对会议费用预算进行审批，确保会议费用使用符合公司规定。

2.审批通过的会议费用，由财务部门予以备案。

三、会议费用报销

1.会议结束后，主办部门应将会议费用报销单、会议签到表、会议费用明细等资料提交财务部门。

2.财务部门对报销资料进行审核，确保报销资料齐全、真实。

3.审核通过的报销单，由财务部门予以支付。

四、会议费用使用

1.会议费用主要用于会议场地租赁、设备租赁、资料制作、餐饮、交通等方面。

2.严禁将会议费用用于与会议无关的支出。

3.会议费用使用应遵循节约、合理、合规的原则。

二、会议费用预算

会议费用预算是会议管理的重要环节，它要求各部门在会议举办前对可能产生的费用进行预估。以下是会议费用预算的具体要求和流程：

1.预算内容：预算应包括会议场地租赁费、设备租赁费、资料制作费、餐饮费、交通费、住宿费、礼品费等所有与会议直接相关的费用。

2.预算编制：各部门应根据会议的性质、规模、预计参会人数等因素，编制详细的会议费用预算。预算应具体到每一项费用，确保预估的准确性。

3.预算提交：各部门在会议举办前一个月，需将编制好的预算表提交给财务部门。预算表应包含会议名称、时间、地点、参会人员、费用明细、总预算金额等信息。

4.预算审核：财务部门在收到预算表后，将对预算的合理性、合规性进行审核。审核内容包括但不限于费用的合理性、预算是否超出部门预算额度、是否符合公司财务政策等。

5.预算调整：若财务部门在审核过程中发现预算存在问题，将通知相关部门进行预算调整。调整后的预算需重新提交财务部门审核。

6.预算备案：审核通过的预算，财务部门将进行备案，并通知相关部门备案结果。

7.预算执行：在会议举办过程中，各部门应严格按照预算执行，不得擅自增加或减少费用。

8.预算监控：财务部门将对会议费用预算的执行情况进行监控，确保预算的合理使用。如有必要，将及时与相关部门沟通，对预算进行调整。

三、会议费用审批

会议费用审批是确保会议开支合规和合理的关键步骤。以下是对会议费用审批的具体要求和流程：

1.审批权限：各部门负责人拥有对本部门会议费用的审批权限。审批权限分为初审批和终审批两个阶段。

2.初审批：部门负责人在收到会议费用预算后，需对预算的合理性进行初步审核。审核内容包括预算是否符合实际情况、费用项目是否合理、总预算是否在部门预算范围内等。

3.终审批：初审批通过后，部门负责人需将会议费用预算提交给财务部门进行终审批。财务部门将根据公司财务政策和预算控制要求进行审核。

4.审批流程：终审批通过后，财务部门将备案会议费用预算，并通知相关部门。如预算未通过，财务部门将通知相关部门进行预算调整，直至预算符合要求。

5.审批依据：审批过程中，财务部门将依据公司财务制度、预算规定、历史数据等因素进行审核。

6.审批时效：会议费用预算的审批应在收到预算申请后的五个工作日内完成。

7.审批变更：在会议筹备过程中，如遇预算调整，需重新提交审批。任何预算调整都应遵循原有审批流程。

8.审批记录：所有会议费用的审批记录应妥善保存，以备日后查询和审计。

9.审批监督：公司财务部门对会议费用审批过程进行监督，确保审批的公正性和透明度。

10.审批反馈：审批结果应及时通知相关部门，若预算未通过，需说明原因并指导如何调整预算。

四、会议费用报销

会议费用报销是会议结束后对实际发生费用的结算过程，以下是对会议费用报销的具体要求和流程：

1.报销准备：会议结束后，主办部门应收集所有与会议相关的费用凭证，包括但不限于发票、收据、交通票据、餐饮费用单、住宿费用单等。

2.报销单填写：主办部门需根据实际发生的费用，填写会议费用报销单，确保单据内容完整、准确，包括会议名称、时间、地点、参会人员、费用项目、金额、支付方式等。

3.报销单审核：报销单填写完成后，需由部门负责人进行初步审核，确保报销单与实际费用相符，且符合公司财务政策。

4.财务部门审核：部门负责人审核通过的报销单，需提交至财务部门进行进一步审核。财务部门将核对报销单与费用凭证的一致性，以及费用的合规性。

5.报销单审批：财务部门审核无误后，将报销单提交给具有审批权限的领导进行最终审批。审批