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外贸函电
FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters
英文商务信函写作的基本知识
1.1Introduction(简介)目的:掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。
1.2RequirementsforBusinessLetterWriters(商务信函的写作要求)要写就一封成功的商务信函,需要起草人具备以下条件:(1)精通英语(GoodcommandofEnglish)(2)通晓外贸理论和实务(Knowledgeofbusinesstheoryandpractice)(3)通晓术语(Knowledgeoftechnicalterms)(4)通晓人的心理(Knowledgeofpsychology)(5)熟悉推销艺术(Skillsinsalesmanship)
1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters(英文商务信函写作七原则)01“7C原则”,即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。02清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处。03
简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。
具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,一般使用主动语态来陈述内容。礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。
0102发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。体谅(Consideration)商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。完整(Completeness)
AddressingEnvelopes(信封的写法)在寄往国外信函的信封上,收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置,都不同于国内信封的写法,见图1-1。
GeneralTradingCo.NorthRoadBeijing100020P.R.China123654STAMPAmsterdam,theNetherlandsOverseasTradingCo.HooigrachtStreet图1-1寄往国外信函的信封写法
寄信人姓名和地址应写在信封的左上角,且务必与封内地址在形式和标点上一致。收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置,收信人的姓名和国名须分行书写。注意事项:
寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是:先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大,先写机构名称,再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码,最后书写国名。关于信件类别、投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人,可在信封最下边标明:IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX,即:如无法投递,请退交XXX。
PartsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的组成部分)01信头(Letterhead)信头也称为信笺抬头,由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。02
日期(Date)日期顶边写在信纸的左边或右边,距离信头三到四行。注意事项:年份必须全部写出。月份最好用英文全拼,不提倡用缩略式。日期可以用序数词或基数词。年份前要加逗号。日期切忌全部用数字表示。
信函编号(Referencenumber)给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅,一般采用YourRef.(你方编号)或OurRef.(我方编号)。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置,打上如下字样:YourRef.:OurRef.:
4.信内地址(Insideaddress)信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行:Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSw
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