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办公室物资管理条例

一、总则

（一）目的

为规范办公室物资管理流程，提高物资使用效率，保障办公需求，同时厉行节约、杜绝浪费，特制定本条例。

（二）适用范围

本条例适用于公司各部门及全体员工对办公室物资的采购、领用、使用、保管及处置等相关活动。

（三）管理原则

统一管理：办公室物资由行政部门统一负责采购、调配与管理，确保物资管理的规范性与一致性。

按需采购：依据各部门实际办公需求，合理制定采购计划，避免盲目采购与库存积压。

节约高效：倡导节约使用物资，提高物资利用率，延长物资使用寿命，降低办公成本。

责任到人：明确各部门及员工在物资管理中的责任，对物资的使用与保管负责。

二、物资分类

（一）固定资产类

价值较高、使用年限较长的物资，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、文件柜等。此类物资纳入公司固定资产管理范畴，进行专门登记与核算。

（二）低值易耗品类

单价较低、使用周期较短或易于损耗的物资，包括：

文具类：中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、直尺、胶水、胶带、文件夹、文件袋、档案盒、便签纸、笔记本等。

办公耗材类：打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、碳粉、色带、打印针、装订针、回形针、大头针等。

生活用品类：纸巾、洗手液、垃圾袋、纸杯、清洁用具等。

（三）专项物资类

因特定项目、活动或业务需求采购的具有专门用途的物资，如会议用品（会议资料印刷、会议礼品等）、宣传用品（海报制作材料、宣传单页等）、实验器材（用于研发部门实验的特殊工具与材料）等。

三、采购管理

（一）采购计划

各部门每月末根据实际办公需求及库存情况，填写《办公用品采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、数量、预计使用时间及采购原因等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。

行政部门汇总各部门的采购申请，结合库存盘点数据，综合考虑物资的消耗速度、市场价格波动等因素，制定公司月度办公用品采购计划。对于价值较高（如单件超过[X]元）或批量采购的物资，采购计划需提交至公司管理层审批。

对于临时紧急需求的物资，相关部门可填写《紧急办公用品采购申请表》，说明紧急采购原因及预计使用时间，经部门负责人及行政部门负责人审批后，由行政部门优先安排采购。

（二）供应商选择与管理

行政部门负责对办公用品供应商进行筛选、评估与管理。通过市场调研、询价、比较等方式，选择资质齐全、信誉良好、产品质量可靠、价格合理且服务优质的供应商建立长期合作关系。

与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括物资规格、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款。定期对供应商的供货情况进行评估，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，及时与其沟通整改，情节严重的可终止合作关系。

（三）采购流程

行政部门根据审批通过的采购计划，向选定的供应商发送采购订单，采购订单应明确物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认回传。

供应商按照采购订单要求按时送货至公司指定地点。行政部门负责组织物资的验收工作，会同使用部门依据采购订单、质量标准及相关验收规范，对物资的数量、规格、质量等进行逐一核对与检验。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商沟通协调退换货事宜。

采购物资到货后，供应商应及时提供正规发票及相关结算凭证。行政部门核对发票信息与采购订单、入库单一致后，按照公司财务审批流程办理付款手续。

四、库存管理

（一）入库管理

物资到货验收合格后，行政部门仓库管理人员及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，详细记录物资的名称、规格、数量、单价、供应商、入库时间等信息，并将入库单相关联分别交财务部门、供应商及留存备查。

对于固定资产类物资，在办理入库手续的同时，需在公司固定资产管理系统中进行登记，录入资产的详细信息，包括资产编号、名称、规格型号、购置日期、使用部门、使用人等，并粘贴固定资产标签，确保资产信息的准确性与可追溯性。

（二）库存盘点

仓库管理人员每月末对库存办公用品进行全面盘点，核对库存物资的实际数量与库存台账记录是否一致。在盘点过程中，如发现物资盘盈、盘亏或损坏等情况，应详细记录并及时查明原因，填写《库存盘点差异报告表》，经行政部门负责人审核后，报财务部门进行相应账务处理。

定期对库存物资进行质量检查，对于保质期较短的物资（如部分办公耗材、生活用品等），要重点关注其保质期，在保质期临近前及时通知相关部门优先领用或采取促销、退换货等措施，避免因过期造成损失。

（三）库存安全

仓库应保持整洁、干燥、通风良好，具备必要的防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保库存物资的安全存储。

合理规划仓库存储空间，对不同类别的物资进行分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找与取用。同时，遵循先进先出原则，优先发放入库时间较早