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药监局会议费管理制度

一、制度概述

药监局会议费管理制度是为了规范药监局内部会议费用支出，提高资金使用效率，确保会议经费合理、合规使用而制定的一系列规定。本制度适用于药监局各级单位举办的各类会议，包括但不限于内部工作会议、业务培训、学术交流等。通过建立完善的会议费管理制度，旨在加强药监局财务管理，提高行政效能。

二、制度适用范围

本制度适用于以下情况：

1.药监局举办的各类内部会议，包括但不限于局长办公会、部门例会、专题研讨会等。

2.药监局与其他部门或单位联合举办的会议，如联合检查、联合培训等。

3.药监局组织的外部会议，包括参加行业论坛、学术交流会等。

4.药监局工作人员因公出差参加的会议，其费用报销需遵循本制度。

5.会议组织过程中涉及的费用，如场地租赁、资料印刷、餐饮住宿等。

本制度不适用于以下情况：

1.药监局工作人员的个人活动产生的费用。

2.与药监局工作无关的私人会议费用。

3.非正式的、非正式记录的内部沟通会。

4.任何违反国家法律法规和本制度规定的费用支出。

三、费用预算与审批

1.费用预算：举办会议前，需根据会议性质、参会人数、预期活动内容等因素，编制详细的费用预算。预算内容应包括但不限于场地租赁、餐饮住宿、资料制作、交通补贴、专家劳务费等。

2.预算审核：预算编制完成后，由财务部门进行审核。审核内容包括预算合理性、是否符合财政预算规定等。

3.审批流程：经财务部门审核通过的预算，需提交至分管领导审批。审批通过后，方可进行会议费用的支付和报销。

4.特殊情况处理：对于预算外或预算调整的情况，需重新编制预算，并按照上述流程进行审核和审批。

5.预算执行监控：会议期间，财务部门应实时监控费用支出，确保实际支出不超过预算。

6.结余处理：会议结束后，如有预算结余，需按照相关规定进行处理，如上缴国库或用于同类会议支出。

7.报告与备案：会议结束后，需编制会议费用决算报告，报送给上级领导及相关部门备案。

8.责任追究：对于未按规定进行费用预算、审批、报销的行为，将依法追究相关人员的责任。

四、会议费用报销管理

1.报销范围：会议费用报销范围应严格遵循预算审批内容和实际支出，仅限于会议期间产生的必要费用。

2.报销流程：会议费用报销需按照以下流程进行：

a.举办会议的单位或个人填写报销申请表，附上会议通知、参会人员名单、费用清单等相关证明材料。

b.经会议组织单位负责人审核后，报送财务部门。

c.财务部门对报销申请进行审核，包括费用是否符合规定、发票是否真实有效等。

d.审核通过的报销申请，按照财务规定办理报销手续。

3.发票管理：报销过程中，必须使用正规发票，且发票内容与实际支出相符。报销人员应妥善保管发票，确保报销资料完整。

4.费用报销标准：根据会议性质和参会人员级别，制定相应的费用报销标准，包括交通费、住宿费、餐费、误工费等。

5.信息公开：会议费用报销情况应及时向内部公开，接受监督，提高透明度。

6.违规处理：对于虚报冒领、违规报销等行为，一经查实，将严肃处理，追究相关责任。

7.定期审计：药监局定期对会议费用进行审计，确保费用使用合法合规。

8.持续改进：根据审计结果和实际情况，不断完善会议费用报销管理制度，提高管理水平。

五、会议资料管理与归档

1.资料编制：会议举办前，需根据会议主题和议程，编制相应的会议资料，包括议程表、背景材料、发言稿等。

2.资料审核：编制完成的会议资料需经过相关部门或人员的审核，确保内容的准确性和合规性。

3.资料分发：审核通过的会议资料，在会议期间及时分发给参会人员，并确保每位参会者都能获得所需资料。

4.资料归档：会议结束后，将会议资料按照类别进行整理和归档，包括会议记录、发言稿、照片、视频等。

5.归档要求：归档的会议资料应完整、清晰，便于查阅。归档资料应包括以下内容：

a.会议通知及参会人员名单。

b.会议议程、背景材料、发言稿等。

c.会议照片、视频等影像资料。

d.会议纪要、决议等正式文件。

6.电子档案管理：对于可数字化存储的会议资料，应建立电子档案，方便检索和共享。

7.查阅与借阅：归档的会议资料应设置查阅和借阅制度，确保资料的必威体育官网网址性和安全性。

8.资料更新：对于涉及法律法规、政策变化的会议资料，应及时更新，确保资料内容的时效性。

9.资料销毁：对于无保存价值的会议资料，按照相关规定进行销毁，防止信息泄露。

10.责任追究：对于违反资料管理规定的个人或单位，将依法追究相关责任。

六、会议效果评估与反馈

1.评估目的：通过会议效果评估，了解会议目标达成情况，分析会议组织过程中的优点和不足，为今后的会议提供改进方向。

2.评估内容：评估内容应包括会议组织、会议内容、参会人员满意度