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会议室管理制度告示内容

一、会议室管理制度概述

1.制定目的：为规范公司会议室的使用，提高会议室使用效率，确保会议质量，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司内部所有会议室的使用和管理。

3.管理原则：公平、公正、公开，合理利用会议室资源，提高会议效率。

4.责任分工：各部门负责人负责本部门会议室的使用申请和管理工作；行政部负责会议室的日常管理和维护。

5.会议室使用申请：各部门需提前至少一天向行政部提出会议室使用申请，说明会议主题、参会人数、预计时间等。

6.会议室预约：行政部根据申请情况，合理分配会议室资源，并及时通知申请部门。

7.会议室使用规范：

a.进入会议室前，请关闭手机或调至静音状态。

b.会议室内保持整洁，爱护公共设施。

c.会议结束后，请关闭空调、灯光等设备，并将会议室恢复原状。

8.会议室设备使用：各部门在使用会议室时，需遵守设备使用说明，爱护设备，如有损坏，及时报修。

9.违规处理：违反本制度者，一经查实，将根据情节轻重，给予批评教育或相应处罚。

10.本制度由行政部负责解释和修订。

二、会议室使用申请流程

1.提前预约：各部门需提前至少一天通过内部沟通平台或书面形式向行政部提出会议室使用申请。

2.申请内容：申请需包括会议主题、预计开始时间、预计结束时间、参会人员名单、预计参会人数等详细信息。

3.审查审批：行政部在收到申请后，将根据会议室的可用性和申请的紧急程度进行审查，并在规定时间内给予答复。

4.确认预约：一旦申请被批准，行政部将与申请部门确认会议时间，并告知会议室的具体位置和编号。

5.使用提醒：会议前一日，行政部将通过内部通讯工具提醒申请部门会议即将召开，并确认会议室的最终使用状态。

6.紧急情况处理：如遇紧急会议或会议室突发状况，申请部门可随时联系行政部，协商调整会议时间和地点。

7.会议记录：会议结束后，申请部门需向行政部提供会议记录或总结，以便于后续的资料归档和资源统计。

8.资源调整：如遇会议室需求量大或特殊活动需要，行政部有权对会议室的使用进行临时调整。

9.反馈与改进：申请部门在使用会议室后，如有任何意见和建议，应及时反馈给行政部，以便不断优化会议室管理流程。

10.持续监督：行政部将对会议室的使用情况进行持续监督，确保本制度的有效执行。

三、会议室使用规范与注意事项

1.进入会议室前，请确保手机已调至静音或振动状态，以免打扰会议。

2.请爱护会议室内的设施设备，如投影仪、音响、桌椅等，使用后请保持整洁。

3.会议室内禁止吸烟，保持空气清新，如有需要，请使用会议室外的吸烟区。

4.会议开始前，请提前到达会议室，做好会议准备工作，如摆放资料、调试设备等。

5.会议期间，请尊重发言人，保持安静，未经允许不得随意离开会议室。

6.如有需要，请提前准备好会议所需的投影材料或白板内容，确保会议顺利进行。

7.会议结束后，请将会议室内的垃圾带走，保持会议室的清洁。

8.如有会议室设备出现故障，请及时通知行政部进行维修，不得自行拆卸或修理。

9.请勿在会议室进行与会议无关的活动，如私人聚会、长时间休息等。

10.如有特殊需求，如需要调整会议室布置或提供额外服务，请提前与行政部沟通，以便提前做好准备。

四、会议室设备使用指南

1.投影仪使用：使用前请确保投影仪已开启，调整投影距离和角度，确保画面清晰。使用完毕后，请关闭投影仪电源。

2.音响系统：开启音响系统时，请调整音量至适宜水平，避免过大或过小。使用完毕后，请关闭音响系统，并检查音量旋钮是否归位。

3.白板使用：使用白板时，请用专用白板笔书写，避免使用尖锐物品刮擦，以免损坏白板表面。使用完毕后，请用湿布擦拭干净。

4.桌椅调整：根据参会人数调整桌椅布局，确保每个人都有足够的空间。使用完毕后，请将桌椅恢复原位。

5.空调与照明：根据季节和会议室内的温度调整空调温度，保持室内舒适。使用完毕后，请关闭空调和照明设备。

6.互联网接入：如需使用会议室内的互联网，请提前与行政部沟通，获取接入权限。使用完毕后，请断开网络连接。

7.视频会议系统：使用视频会议系统时，请确保摄像头和麦克风处于正常工作状态，调整画面和声音至最佳效果。

8.多媒体设备：使用多功能设备如笔记本电脑、平板电脑等时，请确保设备电量充足，使用完毕后请关闭设备。

9.设备维护：如发现设备有任何异常，请及时通知行政部，由专业人员进行检查和维护。

10.设备责任：各部门在使用会议室设备时，应对设备负责，避免因不当使用造成设备损坏。

五、会议室使用违规处理

1.未按规定时间预约会议室，导致会议室资源浪费或他人无法使用，将被通报批评。

2.预约信息不完整或提供虚假信息，一经发现，将取消预约资格，并给予