汽修厂应收账款催收责任分工制度.doc

汽修厂应收账款催收责任分工制度

一、总则

1.目的

本制度旨在明确汽修厂内各岗位在账款催收工作中的责任，规范催收流程，提高账款回收效率，降低坏账风险，保障汽修厂的资金正常流转和运营效益，同时秉持以客户为中心的理念，在催收过程中维护良好的客户关系。

2.适用范围

本制度适用于汽修厂全体员工，涉及到与客户账款催收相关的各项工作。

3.企业文化与经营理念融入

汽修厂秉持“专业、诚信、高效、共赢”的企业文化和经营理念。在催收工作中，员工应始终以诚信为准则，以专业的态度和高效的方式进行账款催收，在保障汽修厂利益的同时，追求与客户的共赢局面，不得因催收工作损害客户关系和企业声誉。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-厂长：全面负责汽修厂的账款催收工作，制定催收工作的总体目标和策略，协调各部门之间在催收工作中的关系，对重大催收问题进行决策。

-财务主管：负责制定具体的账款催收计划和政策，定期统计和分析账款的回收情况，向厂长汇报并提出改进建议。监督财务人员对账款的记录和跟踪，确保数据的准确性和及时性。

2.业务部门

-接待专员：在客户送修车辆时，负责明确告知客户维修费用的结算方式和付款期限，提醒客户按时付款。对于维修完成后未及时付款的客户，进行首次催款提醒，了解客户未付款的原因，并及时反馈给财务部门。

-维修技师：在维修过程中，如发现可能影响费用结算的问题，及时与客户沟通并记录。协助接待专员和财务人员了解维修情况，为催收工作提供技术方面的支持。

3.财务部门

-会计：负责准确记录每一笔维修业务的账款信息，包括客户信息、维修项目、费用金额、付款期限等。定期对账款进行账龄分析，向相关责任人提供逾期账款清单。

-出纳：负责接收客户的付款，确保款项及时入账。对于现金付款，严格按照财务制度进行处理。协助会计核对账款信息，配合其他部门进行催收工作。

三、管理流程

1.账款记录与跟踪

-维修业务受理阶段：接待专员在接收客户送修车辆时，填写详细的维修工单，明确维修项目、预计费用和付款期限等信息。财务部门根据维修工单在财务系统中建立对应的账款记录。

-维修过程中：维修技师如对维修项目和费用有调整，及时通知接待专员和财务部门，财务部门更新账款记录。

-维修完成后：接待专员通知客户取车并结算费用。如客户未能按时结算，财务部门开始跟踪账款状态，定期向客户发送付款提醒，记录每次沟通的情况。

2.逾期账款催收流程

-逾期初期（1-15天）：财务部门将逾期账款清单发送给接待专员，接待专员通过电话、短信等方式友好提醒客户付款，了解客户未付款原因，并将情况反馈给财务部门。

-逾期中期（16-30天）：如客户仍未付款，财务主管亲自与客户沟通，说明逾期付款可能产生的后果。若客户有合理原因，可协商制定新的付款计划；若客户无正当理由，加强催收力度。

-逾期后期（31天及以上）：对于长期逾期的账款，厂长可决定是否通过法律途径解决。在此过程中，财务部门整理相关证据资料，配合法务工作。

3.信息沟通与反馈

各部门在催收过程中保持密切沟通，财务部门定期向管理层汇报账款回收情况，包括已回收金额、逾期账款金额及账龄分布等。接待专员和维修技师将客户反馈的问题及时传递给财务部门，以便采取针对性措施。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权获得与催收工作相关的培训和指导，以提升催收技能和沟通能力。

-对于在催收工作中有突出贡献的员工，有权获得相应的奖励。

-在催收过程中遇到困难或不合理要求时，员工有权向上级领导寻求支持和帮助。

2.员工义务

-所有员工有义务积极配合财务部门的催收工作，按照职责分工完成各自的催收任务。

-严格遵守公司的催收政策和流程，不得擅自采取不恰当的催收方式，维护公司形象和客户关系。

-及时、准确地向财务部门反馈客户的付款意向和相关信息，不得隐瞒或虚报。

3.客户权利与义务

-权利：客户有权了解维修费用的明细和计算方式，在合理期限内对费用提出异议。在遇到特殊情况无法按时付款时，有权与汽修厂协商解决。

-义务：客户有义务按照约定的付款期限和方式支付维修费用，提供准确的联系方式，配合汽修厂的催收工作。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-财务部门定期对账款催收情况进行检查和统计，核实各部门和员工的催收工作是否按照制度执行。

-管理层不定期抽查催收工作的进展和质量，听取客户反馈，对存在的问题及时提出整改意见。

2.奖励机制

-个人奖励：对于成功收回逾期账款的员工，根据账款金额和回收难度给予一定比例的奖金