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局网络会议管理制度建设

一、管理制度背景

随着信息技术的飞速发展，网络会议已成为企业、政府、教育等各个领域沟通协作的重要手段。为规范网络会议的管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。本制度旨在明确网络会议的组织、实施、监督和考核等方面的要求，以促进网络会议的有序进行。

二、制度适用范围

本制度适用于公司内部及与公司有业务往来的合作伙伴之间通过网络平台举行的各类会议。包括但不限于项目协调会、业务沟通会、培训讲座、远程培训等。所有涉及公司形象和业务流程的会议，均需遵循本制度的规定。本制度不适用于现场举行的面对面会议，但对于现场会议的组织和准备工作，可参照本制度的相关内容执行。

三、组织架构与职责

为确保网络会议的有效管理，设立网络会议管理小组，负责制度的制定、执行和监督。具体职责如下：

1.制定网络会议管理制度，包括会议类型、流程、技术要求等。

2.负责会议资源的分配和调度，包括会议室、网络设备、技术支持等。

3.对会议进行审核，确保会议内容符合公司规定和业务需求。

4.监督会议实施过程，确保会议按照预定流程进行。

5.收集会议反馈，对会议效果进行评估，并提出改进建议。

6.定期对网络会议系统进行维护和升级，保障系统稳定运行。

7.对违反本制度的行为进行查处，确保制度的有效执行。

四、会议申请与审批

1.任何需要召开网络会议的部门或个人，应提前向网络会议管理小组提交会议申请。

2.会议申请应包括会议主题、目的、时间、参会人员、预计时长、所需资源等信息。

3.管理小组对会议申请进行审核，确保会议内容与公司战略和业务目标相符。

4.审核通过后，管理小组将会议信息通知相关部门和个人，并安排会议资源。

5.会议组织者需在会议前确认参会人员名单，并在会议开始前30分钟通知所有参会者。

6.如遇特殊情况，会议组织者需提前通知管理小组，并说明原因，必要时可申请调整会议时间或取消会议。

7.会议结束后，组织者需提交会议纪要，包括会议内容、决议、后续行动等，并归档保存。

五、会议实施与记录

1.会议实施前，组织者需确保所有参会者已收到会议通知，并了解会议议程。

2.会议应按照预定时间开始，组织者负责引导会议流程，确保会议有序进行。

3.会议期间，应使用网络会议系统提供的功能，如屏幕共享、实时交流等，以提高沟通效率。

4.会议记录应由指定人员负责，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果等。

5.记录人员应确保记录准确无误，并在会议结束后及时整理成文。

6.会议纪要应在会议结束后24小时内通过电子邮件或内部网络平台发送给所有参会者。

7.参会者应认真审阅会议纪要，如有疑问或补充意见，应在规定时间内反馈给记录人员。

8.会议纪要应作为公司档案保存，并定期进行归档整理，以备查阅。

六、会议监督与评估

1.网络会议管理小组负责对会议实施过程进行监督，确保会议按照制度规定进行。

2.监督内容包括会议准时率、参会率、会议内容与目标的契合度、会议效率等。

3.如发现会议组织或实施过程中存在问题，管理小组应及时与会议组织者沟通，并提出改进建议。

4.会议结束后，组织者需收集参会者的反馈意见，了解会议的实际效果。

5.管理小组将对会议效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、信息传达准确性、参会者满意度等。

6.评估结果将作为后续会议组织和管理的重要参考，用于优化会议流程和提升会议质量。

7.定期对网络会议管理制度进行审查，根据评估结果和实际情况进行调整和更新。

8.对于表现突出的会议组织者和参与人员，将给予表彰和奖励，以激励更好的工作表现。

七、技术支持与培训

1.网络会议管理小组负责确保网络会议系统的稳定运行，并提供必要的技术支持。

2.技术支持包括会议设备的维护、网络故障的排除、软件系统的更新等。

3.对于新员工或对网络会议系统不熟悉的参会者，组织者应负责提供相应的培训。

4.培训内容应包括如何使用会议系统、如何进行屏幕共享、如何参与讨论等。

5.培训可以采取在线教程、面对面辅导或小组研讨等形式。

6.管理小组应定期组织技术支持人员对参会者进行网络会议操作的再培训，以保证操作技能的更新。

7.对于遇到技术问题的参会者，技术支持人员应在第一时间内提供帮助，确保会议不受影响。

8.技术支持记录应详细记录每次技术支持事件，包括问题、解决方案和后续改进措施。

八、违规处理与责任追究

1.任何违反本制度规定的行为，如未按时报备会议、擅自更改会议时间、不遵守会议纪律等，都将受到相应的处罚。

2.会议组织者若未按照规定流程操作，导致会议无法顺利进行或造成不良影响，将承担直接责任。

3.参会者若违反会议纪律，如迟到、早退、未经允许擅自离开会议室等，将根据情节轻重给予警告