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会议室管理制度使用办法

一、会议室管理制度概述

1.制度目的：为确保公司会议室的高效、合理使用，提高会议效率，规范会议流程，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司内部所有会议室的使用。

3.管理原则：公平、公开、高效、节约。

4.责任主体：各部门负责人为会议室使用管理的第一责任人，具体执行人负责会议室的日常管理。

5.制度依据：依据国家有关法律法规，结合公司实际情况制定本制度。

6.制度修订：本制度由公司行政部门负责修订，经公司领导批准后实施。

7.制度解释：本制度由公司行政部门负责解释。

8.制度生效：本制度自发布之日起实施。

9.制度废止：原有关会议室使用管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。

10.制度监督：公司行政部门负责对会议室使用管理制度执行情况进行监督检查。

二、会议室预约流程

1.预约时间：会议室预约时间为工作日的8:00至18:00。

2.预约方式：预约人可通过以下方式预约会议室：

a.线上预约：通过公司内部预订系统进行在线预约。

b.线下预约：直接联系行政部门进行电话或现场预约。

3.预约内容：预约时应提供以下信息：

a.预约人姓名、部门及联系方式。

b.会议室名称及预定日期、时段。

c.会议主题及参会人数。

d.预计开始时间和结束时间。

4.预约确认：行政部门在接到预约申请后，将及时予以回复，确认预约是否成功。

5.预约变更：如需变更预约，预约人应在会议开始前至少提前一天向行政部门提出变更申请。

6.预约取消：如需取消预约，预约人应在会议开始前至少提前一天通知行政部门。

7.预约冲突：如遇预约冲突，行政部门将协调相关方，尽量解决冲突。

8.预约记录：行政部门将保留会议室预约记录，以备查询。

9.预约信息公示：行政部门将定期公示会议室使用情况，供员工查询。

10.预约违规处理：对于未按预约流程使用会议室或恶意占用会议室的行为，将按照公司相关规定进行处罚。

三、会议室使用规范

1.会议室使用权限：公司员工均享有会议室使用权限，但需遵循预约制度。

2.会议室使用时间：预约成功后，会议室使用时间不得超出预约时段。

3.会议室使用准备：

a.提前15分钟到达会议室，做好会议准备工作。

b.确保会议室环境整洁，设备完好。

4.会议开始前：

a.提前关闭会议室门窗，调节室内温度和光线。

b.检查音响、投影等设备是否正常工作。

5.会议进行中：

a.保持会议室安静，避免大声喧哗。

b.确保手机等通讯设备调至静音或振动状态。

c.遵守会议纪律，不随意离席。

6.会议记录：

a.由会议记录人负责记录会议内容。

b.记录人需认真负责，确保记录准确无误。

7.会议室物品管理：

a.使用完毕后，将会议室内的物品归位。

b.禁止在会议室使用食品、饮料，如有需要，请使用一次性纸杯。

8.会议室设备维护：

a.爱护会议室内的设备，不得随意损坏。

b.如设备出现故障，及时通知行政部门进行维修。

9.会议室清洁：

a.使用完毕后，需对会议室进行清洁。

b.确保会议室内的垃圾全部清理干净。

10.违规处理：

a.对于违反会议室使用规范的行为，将按照公司相关规定进行处罚。

b.严重违规者，将取消其会议室使用权限。

四、会议室设备使用与维护

1.设备使用说明：所有会议室内的设备，如投影仪、音响系统、白板等，均需在正式使用前由使用者仔细阅读使用说明。

2.设备操作培训：对于新设备或复杂设备，行政部门将提供操作培训，确保使用者能够正确使用。

3.设备操作规范：

a.操作过程中，需按照设备操作手册进行，避免误操作。

b.使用完毕后，确保设备处于关闭状态，避免浪费电力。

4.设备故障处理：

a.发现设备故障时，使用者应立即停止使用，并报告行政部门。

b.行政部门将及时安排维修，并在设备修复后通知使用者。

5.设备维护责任：

a.使用者需对所使用的设备负责，确保设备在使用过程中保持良好状态。

b.禁止使用者自行拆卸或修理设备，以免造成损坏。

6.设备使用记录：

a.使用者需在会议结束后填写设备使用记录表，包括设备名称、使用时间、故障情况等。

b.行政部门将定期检查设备使用记录，确保设备使用情况得到有效监控。

7.设备更新与淘汰：

a.行政部门将根据设备使用情况和市场情况，定期评估设备更新需求。

b.对于无法修复或性能不达标的设备，将进行淘汰更新。

8.设备安全使用：

a.使用者需遵守设备安全操作规程，防止意外事故发生。

b.如发现设备存在安全隐患，应立即停止使用并报告行政部门。

9.设备使用培训：

a.对于新入职员工或使用新设备的情况，行政部门将提供专门的设备使用培训。

b.培训内容包括设备操作、