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大小会议室管理制度

一、管理制度概述

1.目的：为确保公司大小会议室的正常使用，提高会议室使用效率，制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司内部所有大小会议室的管理和使用。

3.责任主体：各部门负责人为本部门会议室使用的第一责任人，应确保本部门人员遵守本制度。

4.管理部门：公司行政部负责本制度的具体实施和监督。

5.制度执行：各部门应积极配合行政部的工作，共同维护会议室的正常使用秩序。

6.制度修订：本制度由行政部负责修订，经公司领导批准后实施。

7.违规处理：违反本制度者，将根据情节轻重给予警告、罚款等处罚。

8.宣传教育：各部门应加强本制度的学习和宣传，提高员工对会议室管理的认识。

9.评价与反馈：行政部定期对会议室使用情况进行评价，并向各部门反馈。

10.实施时间：本制度自发布之日起实施。

二、会议室预订流程

1.预订方式：会议室预订可通过电话、电子邮件或行政部提供的预订系统进行。

2.预订时间：预订至少需提前一天，特殊情况可提前半天，但需获得行政部同意。

3.预订信息：预订时需提供会议主题、预订人姓名、参会人数、预定时间及预计结束时间。

4.预订确认：行政部在收到预订请求后，将尽快予以确认，并发送预订成功的通知。

5.预订变更：如需变更预订信息，预订人需提前通知行政部，并重新确认变更后的预订。

6.预订取消：如需取消预订，预订人需至少提前一天通知行政部，以便调整会议室使用计划。

7.预订记录：行政部将记录所有会议室预订信息，包括预订时间、预订人及参会人数等。

8.预订优先级：公司内部会议优先于外部会议，紧急会议可适当调整预订顺序。

9.预订公示：行政部将在会议室门口公示会议室使用情况，方便员工查询。

10.预订监督：行政部将对预订流程进行监督，确保预订制度的有效执行。

三、会议室使用规范

1.使用时间：会议室使用时间应严格按照预订时间进行，不得擅自提前或延后。

2.使用人数：会议室使用人数不得超过预订人数，如需增加人数，需提前通知行政部。

3.设备使用：会议室内的设备如投影仪、音响等，使用前应确保设备完好，使用后应归位并关闭电源。

4.环境保持：使用会议室时，应保持室内整洁，不得乱扔垃圾，不得在墙上、家具上乱涂乱画。

5.禁止事项：禁止在会议室吸烟、饮食，禁止携带易燃易爆物品进入会议室。

6.会议记录：会议组织者应负责做好会议记录，包括会议主题、参会人员、会议内容等。

7.必威体育官网网址原则：会议内容应遵循必威体育官网网址原则，未经允许，不得对外泄露。

8.清理责任：会议结束后，组织者应负责清理会议室，确保环境恢复原状。

9.使用反馈：使用完毕后，应向行政部反馈会议室使用情况，包括设备状况、环境卫生等。

10.违规处理：违反上述规范的，将根据情节轻重，由行政部进行相应处理。

四、会议室设备管理

1.设备清单：行政部应建立会议室设备清单，包括设备名称、型号、数量等信息。

2.设备维护：定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.设备使用培训：对使用会议室设备的新员工或临时员工进行操作培训，确保其能够正确使用设备。

4.设备报修：发现设备故障时，应立即报告行政部，由专业人员负责维修。

5.设备借用：非会议室使用人员如需借用设备，需提前向行政部申请，并遵守借用规定。

6.设备归还：借用设备使用完毕后，应立即归还至指定位置，并确保设备完好无损。

7.设备更新：根据设备使用情况和公司发展需要，定期评估并更新会议室设备。

8.设备安全：确保会议室设备符合安全标准，防止因设备故障导致安全事故。

9.设备记录：行政部应记录所有设备的购买、维修、更新等信息，以便于管理和查询。

10.设备监督：行政部对会议室设备的使用情况进行监督，确保设备得到合理使用和维护。

五、会议室清洁与消毒

1.清洁频率：会议室应每日进行清洁，确保卫生环境符合使用要求。

2.清洁内容：清洁工作包括但不限于擦拭桌面、座椅、地面，清理垃圾，清洁门窗等。

3.清洁用品：使用环保清洁剂和消毒剂，确保清洁效果和安全。

4.消毒流程：会议结束后，应对会议室进行消毒处理，特别是桌面、座椅、门把手等高频接触区域。

5.清洁记录：清洁人员应记录清洁和消毒的具体时间、使用的清洁剂和消毒剂种类。

6.清洁监督：行政部定期检查清洁工作质量，确保清洁和消毒工作得到有效执行。

7.清洁培训：对清洁人员进行专业培训，确保其了解清洁和消毒的标准流程。

8.清洁反馈：员工如有清洁方面的意见和建议，可通过行政部进行反馈。

9.清洁设备：配备必要的清洁工具和设备，如扫把、拖把、清洁剂等，并确保其完好可用。

10.清洁维护：定期检查和维护清洁设备，确保其正常工作，提高清洁效率。

六、会议室使用监督与反馈

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