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合作社会议室管理制度

一、会议室概述

合作社会议室是公司内部重要的交流场所，旨在为员工提供便捷、高效的沟通环境。本制度旨在规范会议室的使用和管理，确保会议室内各项设施得到合理利用，提升工作效率，营造和谐的工作氛围。本制度适用于公司内部所有会议室，包括大会议室、中型会议室和小型会议室。

二、会议室使用原则

1.使用预约：会议室使用需提前预约，预约方式可通过内部通讯平台或会议室预约系统进行，确保会议室资源得到有效分配。

2.预约时间：预约时间应至少提前一天，具体会议时间需在预约时明确，预约成功后不得随意更改或取消，如需调整需提前通知。

3.使用范围：会议室主要用于公司内部会议、培训、讨论等活动，禁止私人用途。

4.使用规范：使用者应保持会议室整洁，不得随意张贴广告或悬挂物品，使用完毕后需将会议室恢复原状。

5.设备使用：会议室内的设备如投影仪、音响等，使用前需仔细阅读操作说明，确保正确使用，使用后及时关闭。

6.安全保障：使用者需遵守消防安全规定，不得在会议室吸烟，确保会议期间安全无隐患。

7.食物饮料：允许在会议室内饮用自带饮品，但需注意不得造成污染，禁止在会议室进食。

8.预约变更：如遇特殊情况导致会议取消或延期，使用者需及时更新预约信息，并告知相关部门。

9.使用记录：会议室使用情况需定期记录，以便于管理者和使用者了解会议室的使用情况和需求。

10.违规处理：对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重予以警告、罚款或取消使用资格等处理。

三、会议室预约流程

1.预约申请：使用者需通过内部通讯平台或会议室预约系统提交预约申请，包括会议主题、参会人数、预计开始和结束时间等信息。

2.预约审核：管理员在收到预约申请后，将对申请进行审核，确保预约时间与会议室可用时间相符，并检查预约者的权限。

3.预约确认：预约审核通过后，管理员将通过通讯平台或预约系统通知使用者预约成功，并确认会议具体安排。

4.预约变更：如需调整预约时间或取消预约，使用者应在原预约时间前至少24小时通过原途径提出变更或取消请求。

5.预约冲突：如预约时间与其他活动冲突，管理员将优先考虑重要会议或活动，并通知使用者调整时间或地点。

6.预约通知：预约成功后，管理员将发送会议通知，包含会议室位置、设施准备情况等信息。

7.预约取消：未按时取消或变更预约者，将被记录在案，累计三次未取消或未按时变更预约者，可能受到限制使用会议室的处罚。

8.预约记录：所有预约记录将被保存，以便于后续查询和统计。

9.预约培训：新员工或使用者需接受会议室使用培训，了解预约流程和注意事项。

10.预约反馈：使用完毕后，使用者可通过预约系统或直接向管理员提供反馈，以改进预约服务和会议室管理。

四、会议室设施与维护

1.设施清单：会议室应配备必要的设施，包括投影仪、音响系统、白板、座椅、桌椅、网络接入点等，清单需在会议室显眼位置张贴。

2.设施使用说明：所有设施均需附有使用说明，使用者在使用前应仔细阅读，确保正确操作。

3.设施维护：定期对会议室设施进行检查和维护，确保其正常运行。设施出现故障时，应及时报修。

4.设施清洁：使用者在使用完毕后，应负责保持会议室设施的清洁，如有污渍或损坏，应及时报告。

5.设备更新：根据公司需求和技术发展，定期更新会议室的硬件设施，提升会议体验。

6.环境维护：保持会议室内部环境整洁，禁止在室内吸烟，控制室内温度和湿度，确保舒适的工作环境。

7.安全检查：定期对会议室进行安全检查，包括消防设施、紧急出口等，确保符合安全标准。

8.环保措施：鼓励使用环保材料制作的会议室用品，减少一次性用品的使用，提高资源利用率。

9.设施使用记录：记录会议室设施的使用情况，包括使用时间、使用者、设备状态等，便于管理和分析。

10.培训与指导：对新员工或使用者进行设施使用培训，确保他们能够正确、安全地使用会议室设施。

五、会议室使用纪律

1.使用时间遵守：使用者应严格按照预约的时间段使用会议室，不得超时，如有特殊原因需延长使用时间，应提前向管理员申请。

2.纪律要求：会议期间，参会者需保持安静，不得大声喧哗，手机等通讯设备需调至静音或振动状态。

3.必威体育官网网址原则：会议内容应必威体育官网网址，未经许可，不得向外部人员透露会议信息。

4.不得占用：非会议时间，未经允许，不得在会议室进行私人活动或长时间占用会议室。

5.文件资料管理：使用会议室时，应妥善保管个人文件和资料，不得随意丢弃或留下。

6.爱护公物：使用者应爱护会议室内的公共设施，不得故意损坏或破坏。

7.清洁责任：使用完毕后，使用者应负责清理会议室内外的垃圾，保持会议室的整洁。

8.电器安全：使用电器设备时，应注意安全，避免超负荷使用，发现电器故障应及时报告。

9.紧急情