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活动会议室管理制度

一、制度概述

活动会议室是公司内部举办各类活动、会议和培训的重要场所。为了确保会议室的合理使用，提高会议室的使用效率，维护良好的会议秩序，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有员工及外部嘉宾在活动会议室的使用。

二、会议室使用申请与审批

1.会议室使用需提前向行政部门提出申请，填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、参会人员、预计开始和结束时间等信息。

2.行政部门在收到申请后，将根据会议室的可用情况和优先级进行审批，并在一个工作日内给予回复。

3.申请者需在会议开始前至少一天完成申请，如遇紧急情况，需提前与行政部门沟通。

4.未经批准，任何个人或部门不得擅自使用会议室。

5.对于跨部门或涉及多个部门的会议，需由主办部门牵头，协调相关参与部门共同申请。

6.会议室使用申请一经批准，不得随意更改或取消，如需调整，需重新申请并经行政部门审批。

7.行政部门将定期对会议室使用情况进行汇总，并向公司管理层报告。

三、会议室使用规则与注意事项

1.会议室使用时间以小时计，会议开始前15分钟为入场准备时间，会议结束后30分钟为清场时间。

2.用户应按时入场，不得迟到或早退，如需调整会议时间，应提前至少2小时通知行政部门。

3.会议室内的设备设施如投影仪、音响系统等，用户需自行操作，并确保使用完毕后恢复原状。

4.用户应爱护会议室内的设施设备，如有损坏，应承担赔偿责任。

5.会议室内的食物和饮料需使用自备容器，不得在会议室内部食用或产生垃圾。

6.用户应保持会议室的整洁和安静，不得在会议室大声喧哗或进行与会议无关的活动。

7.会议室内的桌椅、投影幕布等应按照原样摆放，不得擅自移动或损坏。

8.用户在会议过程中，应遵守国家法律法规和公司规章制度，不得从事违法活动。

9.会议结束后，用户需确保会议室无遗留物品，并主动关闭灯光和空调等设备。

10.对于违反本规则的，行政部门有权取消其后续会议室使用资格，并视情况追究相应责任。

四、会议室维护与管理

1.行政部门负责会议室的日常维护和管理，确保会议室设施设备的正常运行。

2.定期对会议室进行清洁消毒，保持室内环境的整洁卫生。

3.对会议室内的设备设施进行定期检查和维护，发现问题及时报修，确保会议的正常进行。

4.会议室内的物品和设备由行政部门负责采购和更新，保证其适用性和安全性。

5.会议室的钥匙由行政部门统一管理，未经批准，任何个人不得私自携带钥匙外出。

6.会议室的使用记录由行政部门进行登记，包括使用时间、参会人员、会议主题等信息。

7.行政部门定期对会议室的使用情况进行评估，根据反馈意见不断优化会议室的使用和管理。

8.对于会议室内的损坏或异常情况，用户应立即通知行政部门处理。

9.行政部门负责制定并更新会议室使用手册，明确使用规则和维护保养指南。

10.对于会议室的长期规划，行政部门需结合公司发展需求和实际情况，提出改进方案。

五、违规使用处理与责任

1.未经批准擅自使用会议室，或未按时归还钥匙的，将给予警告，并记录在个人档案中。

2.非工作时间使用会议室进行私人活动，或造成会议室设施设备损坏的，需赔偿相应损失。

3.在会议室大声喧哗、影响他人正常使用，或未按照规定使用会议室设备设施的，将进行口头警告，并要求立即改正。

4.会议结束后未清理会场，造成垃圾堆积或物品损坏的，责任人需承担清理和赔偿责任。

5.违反国家法律法规和公司规章制度，在会议室进行违法活动的，将依法依规追究责任，并可能受到公司纪律处分。

6.对于故意破坏会议室设施或恶意损坏的，将视情节严重程度，追究刑事责任。

7.任何个人或部门如发现会议室使用中的违规行为，应及时向行政部门报告。

8.行政部门将根据违规行为的严重程度，决定是否对责任人进行处罚，并记录在案。

9.受到处罚的个人或部门，需在规定时间内改正错误，并接受相应的教育。

10.对于多次违规或情节特别严重的，公司将保留终止其会议室使用资格的权利。

六、培训与宣传

1.行政部门将定期对会议室使用规则和操作流程进行培训，确保所有用户了解并遵守相关制度。

2.通过内部通讯、公告栏、电子邮件等方式，对活动会议室管理制度进行广泛宣传。

3.新员工入职时，将作为入职培训的一部分，介绍会议室的使用规定和管理制度。

4.定期举办专题讲座或研讨会，邀请内部或外部专家分享会议室高效使用技巧和最佳实践。

5.对于特殊设备或系统的操作，提供详细的操作手册和视频教程，方便用户自学。

6.鼓励员工提出关于会议室使用和管理的建议，对合理化建议给予采纳和实施。

7.通过在线问卷调查或面对面访谈，收集用户对会议室使用情况的反馈，以便持续改进。

8.对于在遵守和使用会议室管理制度中表现突出的个人