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会议室人员组织管理制度

一、制度背景与目的

在我国，会议室作为企业、机关、学校等单位的必要设施，其有效利用和规范管理对于提高工作效率、维护单位形象具有重要意义。为加强会议室的管理，提高利用率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。本制度旨在明确会议室的使用规则、人员组织、设备维护等方面，确保会议室的正常运行。

二、会议室使用原则

1.公用性原则：会议室作为公共资源，应公平、公正地提供给所有部门和个人使用。

2.预约优先原则：使用会议室需提前预约，预约成功者享有优先使用权。

3.效率原则：会议安排应合理，避免空置和浪费，提高会议室使用效率。

4.安全原则：使用会议室时，应确保人身和财产安全，遵守相关安全规定。

5.维护原则：使用者应爱护会议室设施，保持会议室环境整洁，发现损坏及时报修。

6.必威体育官网网址原则：会议内容涉及必威体育官网网址事项，使用者和参会人员应严格保守秘密。

7.节约原则：合理使用会议室资源，减少不必要的浪费，树立节约意识。

三、会议室使用流程

1.预约申请：使用者需提前至少三个工作日向会议室管理部门提交使用申请，包括会议主题、时间、预计参会人数、是否需要特殊设备等详细信息。

2.预约审核：管理部门在收到申请后，将根据会议室的可用情况和使用优先级进行审核，并在一个工作日内给予答复。

3.使用通知：预约通过后，管理部门将向使用者发送确认通知，告知具体的使用时间和会议室编号。

4.设备准备：使用者在使用前需自行检查会议室设备是否正常，如有问题应及时联系管理部门。

5.会议进行：使用者应按照预约时间提前进入会议室，确保会议准时开始。会议期间，使用者需负责维持会议秩序。

6.会议记录：鼓励使用者做好会议记录，包括会议主题、主要讨论内容、决议事项等。

7.会议结束：会议结束后，使用者应关闭所有电子设备，清理会场，确保会议室整洁。

8.使用反馈：使用完毕后，使用者需向管理部门提交使用反馈，包括会议效果、设备状况等。

9.资料归档：管理部门将根据会议记录和反馈，对会议室使用情况进行归档。

10.跟踪评估：管理部门定期对会议室使用情况进行跟踪评估，以持续改进管理制度。

四、会议室设施与设备管理

1.设施维护：会议室内的家具、电器、投影仪等设施应由管理部门负责定期检查和维护，确保设施完好可用。

2.设备清单：管理部门需制定详细的会议室设施和设备清单，包括名称、型号、数量、使用说明等，并张贴于会议室显著位置。

3.使用说明：每种设备应附有简要的使用说明，以指导使用者正确操作。

4.特别设备：对于需要特殊操作或维护的设备，如视频会议系统、专业音响设备等，应提供详细的使用手册和培训服务。

5.借用手续：使用者如需借用会议室内的设备，需填写借用申请，经管理部门批准后方可使用，并在使用后及时归还。

6.报废流程：如发现设备损坏，使用者应及时报告管理部门，由管理部门评估是否可以维修或需报废，并启动相应的报废流程。

7.清洁责任：使用者应负责使用后的清洁工作，包括但不限于清理桌面、投影仪镜头、垃圾处理等。

8.安全检查：定期对会议室的安全设施进行检查，如消防器材、烟雾报警器等，确保其处于良好工作状态。

9.灯光与空调控制：会议室内的灯光和空调应由使用者根据需要自行控制，使用完毕后关闭，以节约能源。

10.故障处理：在使用过程中如遇设备故障，使用者应立即停止使用，并通知管理部门进行处理。

五、会议室使用纪律

1.严格遵守预约制度：所有使用会议室的个人或部门必须按照预约流程进行操作，未经预约擅自使用会议室者将受到处罚。

2.遵守会议时间：使用者应准时到达会议室，并确保会议在预定时间内结束，以免影响其他预约者的使用。

3.保持会场秩序：会议期间，使用者应保持会场安静，不得大声喧哗，确保会议顺利进行。

4.爱护公共设施：使用者应爱护会议室内的公共设施，不得随意损坏或挪用，如发现损坏应及时报告并赔偿。

5.遵守必威体育官网网址规定：会议内容涉及必威体育官网网址信息的，使用者及参会人员应严格遵守必威体育官网网址规定，不得泄露会议内容。

6.环保意识：使用会议室时，应节约用水、用电，减少纸张消耗，体现环保意识。

7.食物与饮料管理：禁止在会议室进食或饮用可能产生异味或污渍的食品和饮料，保持会议室清洁卫生。

8.紧急疏散：使用者应熟悉会议室的紧急疏散路线和逃生设备，遇到紧急情况时，应迅速有序地撤离。

9.禁止吸烟：会议室内严禁吸烟，使用者应自觉维护无烟环境。

10.事后清理：使用完毕后，使用者应对会议室进行清理，包括但不限于收拾桌面、关闭电器、清理垃圾等。

六、会议室使用责任追究

1.未经预约使用：对未经预约擅自使用会议室的个人或部门，将视情节轻重给予警告、罚款或停止使用会议室的处罚。

2.预约时间不守时：对未按预定时间使用会议室或占用会议室