市委 会议室管理制度.docxVIP

市委会议室管理制度

一、会议室管理制度概述

市委会议室作为市委的重要设施，承担着召开会议、接待宾客、组织培训等多种功能。为确保会议室的合理使用、高效运转，特制定本管理制度。

1.会议室使用原则

（1）公开、公平、公正的原则：会议室使用实行统一调度，优先保障市委重要会议、接待和培训活动。

（2）合理利用原则：充分发挥会议室的功能，提高使用效率。

（3）节约原则：合理控制会议室使用，节约资源。

2.会议室使用范围

（1）市委全体会议、专题会议、党组会议等。

（2）接待来访宾客、开展外事活动。

（3）组织各类培训、讲座、研讨等活动。

（4）其他需要使用会议室的市委工作。

3.会议室使用申请

（1）申请单位需填写《市委会议室使用申请表》，内容包括：会议名称、时间、地点、参会人员、预计使用时长等。

（2）申请单位将《市委会议室使用申请表》报送至市委办公室，由办公室统一调度。

（3）办公室根据会议室使用情况，对申请进行审核，并将审核结果通知申请单位。

4.会议室使用规定

（1）使用单位应按时参加会议，不得无故迟到、早退。

（2）保持会议室整洁，爱护公共设施，不得随意涂鸦、损坏。

（3）使用会议室时，需关闭门窗，保持室内安静。

（4）不得在会议室吸烟、饮酒，保持环境卫生。

（5）会议结束后，使用单位需清理会场，关闭电器设备，锁好门窗。

5.会议室设备维护与管理

（1）办公室负责会议室设备的日常维护与管理。

（2）使用单位在使用过程中发现设备故障，应及时报修。

（3）办公室定期对会议室设备进行检查、保养，确保设备正常运行。

二、会议室使用申请流程

为确保会议室资源得到合理分配，所有会议室使用申请需遵循以下流程：

1.申请准备

申请单位需提前至少三天向市委办公室提交会议室使用申请，提供以下信息：

-会议名称或活动名称

-申请人姓名及联系方式

-会议或活动时间（包括开始和结束时间）

-预计参会人数

-会议或活动内容概述

-是否需要特殊设备或服务

2.申请提交

申请单位将填写完整的《市委会议室使用申请表》通过电子邮箱或纸质文件形式提交给市委办公室。

3.办公室审核

市委办公室收到申请后，将进行以下审核工作：

-核实申请信息是否完整

-检查会议室使用时间是否与已有预订冲突

-确认会议室设备是否满足申请需求

4.审核结果通知

办公室审核完毕后，将以电话或电子邮件形式通知申请单位审核结果，包括会议室的使用是否批准以及具体的安排。

5.使用确认

一旦申请得到批准，申请单位需在规定时间内与办公室确认会议室的具体使用细节，如设备需求、布置要求等。

6.使用反馈

会议或活动结束后，申请单位需向办公室提交使用反馈，内容包括：

-会议或活动总结

-会议室使用情况评价

-设备使用情况及维护意见

7.档案记录

办公室将申请单位的使用申请、审核结果、使用反馈等信息进行归档，以备日后查询和统计。

三、会议室使用时间安排与管理

为确保会议室的高效利用，以下是对会议室使用时间的安排与管理规定：

1.预约系统

市委办公室将建立会议室预约系统，所有会议室使用申请均需通过该系统进行预约。系统将提供实时查询和预订功能，确保申请单位能够方便地查看会议室的可用时间。

2.预约规则

（1）会议室的使用需至少提前三天进行预约。

（2）预约单位需在预约时间内使用会议室，不得无故取消或推迟。

（3）如遇特殊情况需要取消或推迟预约，预约单位需提前至少一天通知市委办公室。

3.使用时间限制

（1）会议室的日常使用时间为上午9:00至下午18:00，特殊情况需经办公室批准后方可调整。

（2）会议室的使用时间原则上不超过一天，特殊活动可申请连续使用，但需提前说明。

4.使用冲突处理

（1）如遇两个或多个单位申请同一时间段使用同一会议室，市委办公室将根据申请的紧急程度、重要性及历史使用记录等因素进行优先级排序。

（2）如出现使用冲突，办公室将协调相关单位调整使用时间，确保所有申请均得到满足。

5.紧急情况

（1）市委办公室保留在紧急情况下临时占用会议室的权利。

（2）如遇紧急会议或其他重要活动，办公室有权调整原定预约，并通知相关单位。

6.使用记录

市委办公室将详细记录会议室的使用情况，包括使用时间、使用单位、参会人数等，以便于后续的统计分析和管理。

四、会议室设备与设施管理

为确保会议室设备与设施的正常运行和使用，以下是对会议室设备与设施的管理规定：

1.设备清单

市委办公室将制定详细的会议室设备清单，包括音响系统、投影仪、白板、桌椅、空调等，并确保所有设备处于良好的工作状态。

2.设备使用说明

（1）会议室内的设备使用说明将放置在显眼位置，供使用者参考。

（2）使用单位在使用设备前应仔细阅读使用说明，确保正确操作。

3.设备维护

（1）