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财务票据电子化归档制度

财务票据电子化归档制度

一、总则

（一）目的

为适应宾馆数字化管理需求，规范财务票据电子化归档工作，确保财务票据信息的完整性、准确性和安全性，便于财务数据的查询、统计和审计，提高财务管理效率，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本宾馆在经营活动中产生的各类财务票据的电子化归档管理，包括但不限于发票、收据、报销单、对账单等。涉及财务票据管理的所有部门及员工均应遵守本制度。

（三）职责分工

1.财务部门

-负责制定和完善财务票据电子化归档的操作流程和规范。

-对财务票据进行审核、整理、分类，并组织实施电子化扫描、数据录入等工作。

-负责财务票据电子档案的存储、备份、维护和管理，确保档案的安全性和可用性。

-配合内部审计和外部监管机构对财务票据电子档案的查询、调阅等工作。

2.其他部门

-负责及时将本部门产生或获取的财务票据传递给财务部门，并确保票据的真实性、完整性和合法性。

-协助财务部门对涉及本部门的财务票据进行查询、核实等工作。

3.信息技术部门

-负责提供财务票据电子化归档所需的信息技术支持，包括系统建设、维护和升级。

-保障电子档案存储环境的安全稳定，防止数据丢失、泄露等安全事件的发生。

-协助财务部门解决电子化归档过程中的技术问题，提供必要的培训和指导。

二、财务票据电子化归档流程

（一）票据收集

1.日常收集

-各部门在经济业务发生后，应及时取得并整理相关财务票据。对于外来票据，如发票，要确保其开具单位的合法性、票据内容的准确性和完整性，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等要素。对于自制票据，如报销单，要按照规定的格式和要求填写，确保填写清晰、准确，相关人员签字齐全。

-各部门应指定专人负责本部门财务票据的收集和初步整理工作，定期将整理好的财务票据传递给财务部门。传递时，应填写《财务票据交接清单》，详细记录票据的种类、数量、金额、涉及业务等信息，交接双方签字确认。

2.特殊情况处理

-对于因特殊原因无法及时取得的财务票据，相关部门应及时向财务部门说明情况，并在规定时间内补齐票据。若因客观原因确实无法取得票据，应提供相关证明材料，并按照财务规定进行处理。

-对于涉及重大经济业务或金额较大的财务票据，财务部门应提前介入，指导相关部门做好票据的收集和保管工作。

（二）票据审核

1.初步审核

-财务部门收到各部门传递的财务票据后，首先进行初步审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性以及与经济业务的关联性。对于不符合要求的票据，如发票开具不规范、报销单填写错误等，财务部门应及时通知相关部门进行补充或更正。

-初步审核通过的财务票据，按照票据类型和业务性质进行分类，为后续的电子化处理做好准备。

2.专业审核

-财务人员对初步审核后的票据进行专业审核，重点审核票据的财务合规性，包括费用是否符合预算、报销标准是否符合规定、票据与记账凭证的一致性等。审核过程中，要严格按照国家财务法规、宾馆财务制度以及相关税收政策进行判断。

-对于存在疑问或争议的票据，财务部门应组织相关人员进行讨论，必要时咨询上级领导或外部专业机构，确保审核结果的准确性。专业审核通过的票据进入电子化扫描环节。

（三）电子化扫描

1.扫描设备与环境

-选用符合档案扫描要求的专业扫描设备，确保扫描图像清晰、完整，分辨率不低于300dpi。扫描设备应定期进行维护和校准，保证扫描质量的稳定性。

-扫描工作应在专门的扫描区域进行，保持扫描环境的清洁、干燥、光线适宜，避免因环境因素影响扫描效果。

2.扫描操作规范

-扫描前，对财务票据进行整理，去除票据上的订书钉、回形针等金属物品，防止损坏扫描设备。对于较大尺寸的票据，可采用拼接扫描的方式，确保票据内容完整扫描。

-按照票据类别和编号顺序进行扫描，确保扫描图像的顺序与票据原件一致。扫描过程中，要及时检查扫描图像的质量，对于图像不清晰、有阴影或变形的情况，及时重新扫描。

-扫描完成后，将扫描图像保存为常见的电子格式，如PDF或TIFF，确保图像格式的通用性和可读性。同时，为每个扫描图像文件命名，命名规则应包含票据类型、年份、月份、票据编号等关键信息，以便于识别和查找。

（四）数据录入与索引建立

1.数据录入

-对扫描后的财务票据图像，安排专人进行数据录入工作。录入内容包括票据的基本信息（如发票号码、开票日期、金额、开票单位等）、业务信息（如所属项目、费