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印章管理使用管理制度

总则

目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。

适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。

印章种类

1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的主要印章。

2.法定代表人章：用于特定的与法定代表人身份相关的业务。

3.财务专用章：专门用于公司财务结算等相关财务业务。

4.合同专用章：用于签订各类合同。

5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部业务。

6.其他专用章：根据公司特殊业务需求刻制的印章。

印章的刻制与启用

印章刻制

1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由公司行政部统一负责刻制。

2.部门章由各部门提出申请，经部门负责人签字、分管领导审核、总经理批准后，由行政部统一刻制。

3.其他专用章由使用部门提出申请，详细说明用途、使用范围等，经分管领导审核、总经理批准后，由行政部刻制。

4.印章刻制必须选择具有公安部门核发特种行业许可证的正规印章刻制单位，确保印章质量和安全性。

印章启用

1.新刻制的印章启用前，行政部应填写《印章启用申请表》，详细记录印章名称、启用日期、使用范围等信息，并报总经理批准。

2.经批准后，行政部应将印章启用信息在公司内部进行公示，同时通知相关部门和人员。

3.印章启用后，行政部应将印章印模留存归档，作为印章管理的重要依据。

印章的保管

保管原则

1.实行专人专管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用或丢失。

2.印章保管人员应具备高度的责任心和必威体育官网网址意识，严格遵守印章管理规定。

保管职责

1.公司公章：由行政部负责人指定专人保管。

2.法定代表人章：根据工作需要，由法定代表人或其授权人保管。

3.财务专用章：由财务部负责人指定专人保管。

4.合同专用章：由行政部指定专人保管。

5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。

6.其他专用章：由使用部门指定专人保管。

保管要求

1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。

2.印章保管人员不得将印章随意带出办公室，确因工作需要带出的，须经印章保管部门负责人批准，并办理相关借用手续。

3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。

印章的使用

使用流程

1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经相关负责人签字批准。

2.审核：印章保管人员应对申请表进行审核，核实用印事项是否符合公司规定和审批流程。对于不符合规定的申请，应拒绝用印，并说明理由。

3.用印：经审核同意后，印章保管人员应在用印文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正。同时，应在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。

4.留存：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件复印件留存归档，以备查阅。

使用范围

1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项；代表公司出具证明、介绍信等；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；其他需要加盖公司公章的事项。

2.法定代表人章：用于办理与法定代表人身份相关的业务，如银行开户、支票签发等。

3.财务专用章：用于公司财务结算、开具发票、收据等财务业务。

4.合同专用章：用于签订各类合同。

5.部门章：用于本部门内部业务，如文件收发、通知发布、内部报表等。

6.其他专用章：根据其用途，在规定的范围内使用。

使用限制

1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。

2.未经公司总经理批准，不得擅自将公司印章借给其他单位或个人使用。

3.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得超范围、超权限使用印章。

印章的停用与销毁

停用情形

1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用。

2.印章损坏、遗失等原因需要更换新印章。

3.因其他原因需要停用印章。

停用程序

1.印章保管部门应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并报总经理批准。

2.经批准后，印章保管部门应将印章停用信息在公司内部进行公示，同时通知相关部门和人员。

3.印章停用后，印章保管人员应将印章妥善保管，不得随意丢弃或销毁。

销毁程序

1.对于需要销毁的印章，印章保管部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，