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采购付款控制

采购付款的控制

一、目的

在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着公司的采购成本。如果选择的付款方式不当，则会导致公司资金运转不足、资金浪费、采购成本提高从而提高生产成本、物流成本、管理费用等问题。因此，为降低采购成本，增加收益，公司须严格控制采购付款相关工作。

二、相关定义

采购付款指采购过程中因采购物品而需支付给供应商款项，采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括以下3个方面的控制。

（一）采购付款支付方式的控制

采购付款方式包括现金支付、票据支付等。

（二）付款方式控制

根据付款进度不同公司可以选择不同方式支付供应商款项，其主要包括以下几种方式。

1．预付部分款项。

2．货到一次性现金支付。

3．货到票据支付。

4．货到后分期付款。

5．货到延期付款。

6．以上方式的结合。

（三）供应商优惠政策选择控制

由公司出纳按照采购合同规定的付款方式办理付款手续。

7．因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换货参照公司的《退换货管理规定》，相应的付款手续按以上操作办理。

五、款项支付方式的控制

（一）不同支付方式对订购成本的影响

在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要现金支付、票据支付。二者对订购成本有着不同的影响，具体如下表所示。

不同支付方式对订购成本的影响分析表

支付方式

对订购成本的影响

现金支付

采用现金支付，须满足下列两个条件

1．公司资金充足

在公司资金充足的情况下，公司选择现金支付往往能换来供应商提供的比票据更多的优惠或更大的折扣，且付款手续简单，减少相关的人工费用和银行手续费，提高工作效率，从而降低采购成本

2．当前银行利率较低

公司在保证资金运转正常的情况下，如果银行利率较低，且预测近期并不会上调时，可采取现金支付

票据支付

1．票据是指商业上由出票人签发，无条件约定自己或要求他人支付一定金额，可流通转让的有价证券，持有人具有一定权力的凭证

2．票据有一定时间的贴现期，通过票据付款，公司相应的资金可用于其它方面投资而获得投资回报，这种回报往往比由于使用票据付款而增加的人工费用等要高得多

基于上述两点，一般情况下，公司鼓励使用票据付款

（二）付款方式与付款时间控制

公司采购付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着订购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者高，但因分期付款而获得的公司资金的利用回报收益却可能远比所其多花费的成本高得多。

（三）付款方式与供应商优惠条件控制

针对不同的付款方式，其供应商提供的优惠价格也不同，公司可根据公司内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最合适公司的付款方式进行付款。

1．付款方式

公司可采取的付款方式一般有预付部份款项、货到现金一次性支付、分期付款、延期付款等。

2．选择合适的供应商优惠条件

（1）公司资金相对充裕，而一次性付款其优惠折扣够高时，公司可采取货到现金一次性支付的方式付款。

（2）资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其它投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这这些损失时，公司须尽可能采用票据支付、分期付款、延期付款的方式支付款项。

（3）在公司资金短缺时，公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。

（4）经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商建立良好合作关系，从而获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，可获得供应商提供的信用优惠。