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财务发票管理制度

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目录

CATALOGUE

01

制度总则

02

发票申领与保管

03

发票开具规范

04

报销审核流程

05

归档与销毁管理

06

违规处理机制

01

制度总则

管理目的与适用范围

管理目的

规范公司财务发票管理，确保发票的合法、合规、真实、完整，提高财务管理效率和准确性。

01

适用范围

适用于公司所有部门及员工，包括但不限于采购、销售、仓储等涉及发票的业务环节。

02

法规依据与基本原则

依据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规制定。

法规依据

遵循合法、真实、完整、准确的原则，确保发票的合规性和可追溯性。

基本原则

权责部门及分工

负责发票的开具、收购、审核、保管、归档等工作，并对发票的合规性进行监督和检查。

财务部门

负责在业务往来中按规定索取和提供发票，确保发票的真实性和完整性。

业务部门

02

发票申领与保管

发票申领审批流程

申请人填写《发票申领审批表》

01

详细填写申领发票的种类、数量、用途等信息。

部门负责人审批

02

对申请进行初步审核，确保发票申领的合理性。

财务部门复核

03

对申请进行复核，确保发票的种类、数量和用途符合公司规定。

主管领导审批

04

最终审批，签署审批意见并加盖公章。

确保发票的完整性和安全性，防止发票遗失或损毁。

设立专门发票存储区域

定期对发票进行盘点，确保发票的数量与记录相符。

定期盘点

采取有效措施，确保发票保存环境干燥、通风、防虫。

防火、防潮、防虫

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02

发票存储安全要求

发票应存放在必威体育官网网址的地方，未经授权的人员不得随意接触。

必威体育官网网址存放

04

遗失/损毁应急处理

及时报告

一旦发现发票遗失或损毁，应立即向主管领导和财务部门报告。

确认遗失/损毁原因

对遗失或损毁的发票进行调查，确认原因并采取措施防止类似情况再次发生。

补救措施

根据遗失或损毁的发票种类和数量，及时采取相应的补救措施，如申请补发、作废等。

追究责任

对造成发票遗失或损毁的责任人进行追究，并根据公司规定进行处理。

03

发票开具规范

开票信息完整性标准

开票单位名称、纳税人识别号

确保开票单位名称和纳税人识别号准确无误，与税务登记证上的信息一致。

票面信息

收款账户信息

票面信息应全面、清晰，包括开票日期、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等要素。

确保收款账户信息准确无误，避免出现账户错误或虚假账户。

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开票人、复核人、收款人等必须在发票上签字或盖章，确保发票的有效性。

签章人员

发票上的签章应在开具发票时加盖，不得提前或滞后。

签章时效

签章样式应与预留印鉴或备案样式一致，避免出现模糊、不清晰的情况。

签章样式

签章权限与时效要求

作废/红冲审批流程

作废条件

红冲流程

作废流程

当发票出现填开错误、销货退回、开票有误等情况时，需按照作废条件进行作废处理。

作废发票需经过审批流程，由开票人员填写作废申请单，经主管审核批准后进行作废处理。

对于已经开具但无法作废的发票，需进行红冲处理，即开具负数发票进行冲抵。红冲流程同样需经过审批，并在开具红冲发票时注明原发票信息。

04

报销审核流程

票据初审要点

审核票据是否真实、有效，防止出现假票、过期票等问题。

票据真实性

票据合规性

票据完整性

票据关联性

审查票据是否符合公司财务规定，如票据类型、开具单位、金额等。

检查票据是否填写完整、准确，有无涂改、遗漏等情况。

确认票据与报销事项是否相符，防止虚报、多报等行为。

财务复核标准

复核初审意见

对初审意见进行复核，确保初审的准确性和完整性。

财务制度符合性

复核报销事项是否符合公司财务制度及相关政策规定。

金额准确性

核对报销金额是否准确，与票据金额是否一致。

报销事项合理性

审查报销事项是否合理、必要，是否存在浪费或滥用资金的情况。

发现异常票证时，及时与相关人员确认并核实情况。

将异常票证退回给相关人员，要求其重新提供合规票证或解释原因。

对异常票证及处理情况进行登记备案，以便后续查阅和追踪。

针对异常票证出现的问题，总结经验教训，加强内部控制和管理，防范类似情况再次发生。

异常票证退回机制

异常情况确认

退回处理

登记备案

防范措施

05

归档与销毁管理

电子/纸质存档期限

01

电子发票存档期限

电子发票的存档期限根据相关规定进行设定，确保其长期可读性和可访问性，同时满足税务和审计等需求。

02

纸质发票存档期限

纸质发票的存档期限根据税务法规和公司制度进行规定，通常为5年或更长时间，确保存档的完整性和可追溯性。

定期销毁审批程序

销毁申请

销毁监督

审批程序

由档案管理部门或财务部门提出销毁申请，并说明销毁的原因、范围和具体时间。

销毁申请需要经过严格的审批程序，包括