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工商印章使用管理制度

总则

目的

为加强公司工商印章的管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司内所有涉及工商印章使用的部门和人员。

印章种类及定义

1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高法律效力的印章。

2.法定代表人章：用于特定文件签署、银行票据等，代表法定代表人个人意志的印章。

3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务的印章。

4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确公司合同责任的印章。

印章的刻制与启用

印章刻制

1.公司因业务需要刻制工商印章时，由行政部门根据相关规定填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质等信息，并提交公司法定代表人审批。

2.审批通过后，行政部门选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应全程监督，确保印章刻制质量符合要求。

3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并对印章进行登记备案。登记内容包括印章名称、刻制日期、启用日期、保管人等信息。

印章启用

1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章的使用范围、启用日期等信息。

2.印章启用时，由行政部门会同相关部门对印章进行印模留存。印模应清晰、完整，并妥善保管。

3.印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时将废止印章进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。

印章的保管

保管原则

1.工商印章应指定专人负责保管，确保印章安全。保管人员应具备高度的责任心和必威体育官网网址意识。

2.印章保管应实行“专人专管、谁保管谁负责”的原则，严禁印章保管人员将印章交由他人代管。

保管方式

1.公司公章、法定代表人章、合同专用章应存放于公司保险柜中，由专人负责保管钥匙。财务专用章应存放于财务保险柜中，由财务人员专人保管。

2.印章保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由部门负责人指定的其他人员代管，并办理交接手续。交接手续应包括印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。

保管要求

1.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章被盗、丢失或损坏。如发现印章丢失或被盗，应立即向公司报告，并采取相应的挂失、补办等措施。

2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章清晰、完好。如发现印章有损坏或磨损，应及时向行政部门报告，并申请更换印章。

3.印章保管人员应严格遵守印章使用规定，不得擅自使用印章。如因工作需要使用印章，应按照规定的流程进行审批和登记。

印章的使用

使用流程

1.申请：使用工商印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，详细注明使用日期、印章名称、使用事项、文件名称、份数等信息，并提交相关证明材料。

2.审批：《印章使用申请表》应按照公司审批权限进行审批。审批人应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，并签署审批意见。

3.登记：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应进行登记。登记内容包括申请日期、申请人、审批人、印章名称、使用事项、文件名称、份数、使用日期等信息。

4.用印：印章保管人员应按照审批意见和登记内容进行用印。用印时，应确保印章与文件内容一致，印章清晰、端正。用印后，应在文件上加盖“已用章”字样，并在《印章使用登记表》上注明用印情况。

5.归还：印章使用完毕后，使用人应及时将印章归还保管人员。保管人员应对归还的印章进行检查，确保印章完好无损。

使用范围

1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项；用于公司向政府部门、企事业单位等出具的证明、函件等；用于公司法定代表人授权委托他人办理相关事务的文件签署等。

2.法定代表人章：用于特定文件签署、银行票据等，代表法定代表人个人意志的事项。

3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务。

4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确公司合同责任的事项。

使用限制

1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖工商印章。

2.未经公司法定代表人书面授权，任何人不得擅自使用公司公章、法定代表人章签订合同、协议等重要文件。

3.财务专用章只能用于财务相关事务，不得挪作他用。

4.合同专用章只能用于签订经济合同，不得用于其他用途。

印章的停用与销毁

停用情形

1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用的。

2.印章损坏、磨损无法继续使用的。

3.因其他原因需要停用印章的。

停用程序

1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时向行政部门报告。行政部门核实情况后，填写《印章停用申请表》，提交公司法定代表人审批。

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