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库存采购验收管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司库存采购验收管理，规范采购验收流程，确保采购物资的质量、数量符合要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有库存物资采购的验收管理工作，包括原材料、辅助材料、设备、办公用品等各类物资。

3.职责分工

采购部门：负责采购订单的下达，与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应，并提供相关采购合同、订单等资料。

验收部门：负责制定验收计划，组织实施验收工作，对采购物资的质量、数量、规格等进行检验，填写验收报告，并对验收结果负责。

使用部门：参与验收工作，提供技术支持和使用要求，对验收合格的物资进行接收和使用，并反馈物资在使用过程中的问题。

财务部门：负责审核采购发票、验收报告等相关凭证，办理付款手续，并对采购成本进行核算和控制。

二、采购管理

1.采购计划

各部门应根据生产经营需求，提前制定采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等，并提交至采购部门。

采购部门汇总各部门采购计划，结合库存情况，制定年度、季度、月度采购计划，并报公司领导审批。

2.供应商选择

采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等进行综合评估，选择合格的供应商。

采购部门应定期对供应商进行考核，对于不符合要求的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。

3.采购合同

采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。

采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至验收部门、财务部门等相关部门。

三、验收准备

1.验收计划制定

验收部门根据采购合同、采购计划等资料，制定验收计划，明确验收时间、地点、人员、验收标准、验收方法等内容。

验收计划应提前通知采购部门、供应商及相关部门，确保各方做好验收准备工作。

2.验收人员培训

验收部门应对参与验收工作的人员进行培训，使其熟悉验收标准、验收方法、验收流程等内容，确保验收工作的准确性和规范性。

3.验收场地和工具准备

验收部门应根据验收物资的特点，准备合适的验收场地和工具，如检验设备、量具、办公用品等，确保验收工作的顺利进行。

四、验收流程

1.物资到货通知

采购部门在物资到货前，应提前通知验收部门和使用部门，告知物资的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。

验收部门根据采购部门的通知，安排验收人员按时到达验收地点。

2.物资初验

验收人员首先对物资的外包装、标识等进行检查，查看是否有破损、变形、标识不清等情况。

核对物资的名称、规格、数量、型号等是否与采购合同一致。

对物资的外观质量进行检查，查看是否有缺陷、瑕疵等问题。

初验合格后，验收人员填写物资初验记录。

3.物资检验

根据物资的性质和特点，按照相应的验收标准和方法，对物资的质量进行检验。

对于需要进行理化检验、性能测试等的物资，验收部门应委托具有资质的检验机构进行检验，并出具检验报告。

检验过程中，验收人员应做好记录，包括检验项目、检验结果、检验人员等信息。

4.数量验收

验收人员按照采购合同要求，对物资的数量进行清点。

对于批量较大的物资，可以采用抽检的方式进行数量验收，但抽检比例应符合相关规定。

数量验收过程中，如发现数量不符，应及时与供应商沟通，查明原因，并做好记录。

5.验收报告编制

验收工作完成后，验收人员根据初验记录、检验报告、数量验收结果等资料，编制验收报告。

验收报告应包括物资名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。

验收报告编制完成后，应及时提交至采购部门、使用部门、财务部门等相关部门。

6.验收结果处理

验收合格的物资，验收部门应出具验收合格证明，采购部门通知供应商办理入库手续，使用部门进行接收和使用。

验收不合格的物资，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。

对于因验收不合格导致的损失，应按照采购合同的约定，由责任方承担相应的赔偿责任。

五、验收标准

1.质量标准

采购物资应符合国家相关标准、行业标准以及采购合同约定的质量标准。

对于有特殊质量要求的物资，应在采购合同中明确规定，并按照规定的标准进行验收。

2.数量标准

采购物资的数量应与采购合同一致，允许有一定的合理误差范围，具体误差范围按照相关规定或采购合同约定执行。

3.规格标准

采购物资的规格应符合采购合同要求，验收人员应仔细核对物资的规格型号，确