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工程材料付款管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司工程材料采购付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理使用，保障工程顺利进行，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有工程项目的材料采购付款业务。

（三）基本原则

1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关财务制度，确保付款行为合法合规。

2.合同约束原则：依据采购合同约定的付款方式、付款时间等条款执行付款，维护合同严肃性。

3.审批流程原则：所有付款必须经过规定的审批流程，确保付款决策科学、合理。

4.资金安全原则：保障资金支付安全，防范资金风险，确保资金用于合法合规的工程材料采购。

二、职责分工

（一）采购部门

1.负责工程材料采购合同的签订、执行与跟踪，确保供应商按合同约定提供合格材料。

2.及时向财务部门提供材料采购进度、验收情况等相关资料，作为付款申请的依据。

3.对采购材料的质量、数量、价格等负责，配合财务部门进行付款审核。

（二）验收部门

1.按照相关标准和合同要求，对采购的工程材料进行严格验收，确保材料质量和数量符合规定。

2.及时出具验收报告，明确验收结果，作为付款的重要依据之一。

3.对验收过程中发现的问题及时与采购部门沟通，督促供应商整改或处理。

（三）财务部门

1.负责审核付款申请，包括合同条款、验收情况、发票合规性等，确保付款依据充分、手续完备。

2.按照公司资金安排和财务制度，办理工程材料付款业务，进行账务处理。

3.定期对工程材料付款情况进行统计、分析，为公司决策提供数据支持。

（四）审批部门

1.根据公司授权，对工程材料付款申请进行审批，确保付款符合公司利益和相关规定。

2.对重大付款事项进行决策，协调各部门之间的工作，保障付款流程顺利进行。

三、付款申请

（一）申请条件

1.采购合同已签订，且合同约定的付款条件已达成。

2.材料已到货并验收合格，验收部门出具了验收报告。

3.供应商已提供合法有效的发票。

（二）申请流程

1.采购部门在满足付款条件后，填写《工程材料付款申请表》，详细注明采购合同编号、供应商名称、材料名称及规格、数量、单价、总价、已付款金额、本次申请付款金额、付款原因、预计付款日期等信息。

2.将《工程材料付款申请表》连同采购合同复印件、验收报告、发票等相关资料一并提交至财务部门。

四、付款审核

（一）财务部门初审

1.财务部门收到付款申请后，首先对提交的资料进行完整性和合规性审核。

2.核对采购合同条款，检查本次申请付款金额、付款时间等是否与合同约定一致。

3.审核验收报告，确认材料已按要求验收合格。

4.检查发票的真实性、合法性、有效性，包括发票开具内容是否与采购合同及验收情况相符、发票格式是否符合规定、发票印章是否清晰等。

（二）财务部门复审

1.初审通过后，财务部门对付款申请进行复审，重点审核付款金额的准确性、资金来源的合理性、付款方式的合规性等。

2.对大额付款或存在疑问的付款申请，财务部门可与采购部门、验收部门进行沟通核实，必要时可实地查看或要求供应商提供补充资料。

（三）审批部门审批

1.财务部门将复审通过的付款申请提交至审批部门。

2.审批部门根据公司授权和相关规定，对付款申请进行审批。审批内容包括付款事项的必要性、对公司资金状况的影响、是否符合公司战略和业务需求等。

3.对于重大付款事项，审批部门可组织相关部门进行专题讨论，充分听取各方意见后做出决策。

五、付款执行

（一）付款方式

1.支票付款：适用于同城结算，由财务部门开具支票，交采购部门或相关人员前往供应商处付款。

2.银行转账付款：通过公司银行账户将款项直接转账至供应商指定账户，适用于同城或异地结算。

3.商业汇票付款：根据公司与供应商协商，可使用商业汇票进行付款，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。

（二）付款时间

1.对于符合合同约定付款条件的，财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内安排付款。

2.如遇特殊情况需延迟付款的，财务部门应提前与供应商沟通并说明原因，取得供应商谅解。

（三）付款记录

1.财务部门在完成付款后，应及时进行账务处理，记录付款日期、付款金额、付款对象等信息。

2.定期对付款记录进行核对和清理，确保账目清晰、准确。

六、付款监督与检查

（一）内部审计监督

1.公司内部审计部门定期对工程材料付款业务进行审计，检查付款流程是否合规、审批手续是否齐全、资金使用是否合理等。

2.对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）财务检查

1.财务部门定期对