新解读《GB_T 26162 - 2021信息与文献 文件（档案）管理 概念与原则》必威体育精装版解读.pptxVIP

《GB/T26162-2021信息与文献文件（档案）管理概

念与原则》必威体育精装版解读

一、新标准的变革：从“通则”到“概念与原则”的跃升

（一）名称之变，意义何在

1.“文件管理”到“文件（档案）管理”：旧标准中的“文件管理”在新标准中调整为“文件（档案）管理”。在英文标准里，“records”代表覆盖整个生命周期的大文件概念。此次中文翻译的调整，更加契合我国实际情况，

反映出中国语境下对“records”的理解更为成熟、理性。这一变化不仅仅是名称的简单替换，它意味着在我国的档案管理领域，对于文件从产生到最终归档整个过程的认识更加全面和深入。例如，在一些政府部门的档案管理工作中，过去可能更侧重于对传统意义上档案的管理，;

而现在则将文件产生之初的阶段也纳入到统一的管理体

系中，从源头保障文件的规范性和完整性。

2.从“通则”到“概念与原则”：新标准名称以“概念与原则”取代旧标准的“通则”。相较于“通则”，“概念与原则”目标更为明确，范围更为广泛。它聚焦于文件（档案）管理的基础概念和核心原则，使得文件（档案）管理标准体系自身的发展更加体系化，同时也让新标准作为文件（档案）管理基础性标准的定位更加清晰。这一转变为后续相关标准的制定和实施提供了更坚实的理论基础和指导方向。比如在企业构建自身的文件（档案）

管理体系时，能够依据这些明确的概念和原则，更科学地设计管理流程和制度。

（二）结构调整，聚焦核心;

1.章节的删减与新增：与旧标准相比，新标准删除了

“文件管理的效用”“监管环境”“监控与审核”和“培训”共4章，新增“文件管理原则”“鉴定”“文件控制”共3章。删除“外部环境”和“支撑要素”相关章节，使新标准更加聚焦文件（档案）管理体系本身的业务环节。而新增的章节，如“文件管理原则”明确了文件（档案）管理的基础理念，“鉴定”章节规范了文件在全生命周期中评估的流程和标准，“文件控制”则为文件的有效管理提供了具体的控制手段和方法，这些新增内容都围绕???文件（档案）管理的核心业务展开，增强了标准的针对性和实用性。

2.内容的整合与优化：新标准在旧标准的基础上进行了全面的内容整合和调整，整体上更加体系化，内容也更加精炼。在对文件与文件系统的阐述中，新标准尤其强调从资产的角度认知文件，强化了文件的资产属性，;

并提出有效文件的概念，即只有真实、可靠、完整和可

用的文件才是有效的，才具备证据和资产属性。这种对文件价值的深化认知，贯穿于整个标准的各个部分，使得标准内容之间的逻辑联系更加紧密，形成一个有机的整体。在文件系统的概念方面，新标准扩展了其范畴，文件系统不仅包括用于管理文件或其他业务用途的软件设计等技术要素，还涵盖政策、工作流程、人员或其他代理的职责等非技术要素，这种全面的定义为实际的文件（档案）管理工作提供了更广阔的视角和更全面的指导。

二、关键术语新解：解锁文件（档案）管理的密码

（一）文件：从信息到资产的再定义;

1.文件定义的深化：新标准中文件被定义为机构或个

人在履行其法定义务或开展业务事务活动中作为证据或资产而形成、接收、维护的信息。与以往相比，更加突出了文件的证据和资产属性。在企业的财务审计中，相关的财务文件作为企业经济活动的证据，其真实性和完整性对于审计结果至关重要；同时，这些文件也是企业的重要资产，记录了企业的财务状况和经营成果，对于企业的决策制定和价值评估具有重要意义。

2.有效文件的特征：明确提出有效文件需具备真实性、可靠性、完整性和可用性。真实性要求文件所记录的信息真实无误，没有被篡改；可靠性意味着文件来源可靠，能够被信任；完整性是指文件内容完整，没有缺失关键信息；可用性则保证文件在需要时能够被方便地获取和使用。一份有效的合同文件，必须是双方真实意愿的表;

达（真实性），由合法的途径签订（可靠性），包含了

所有关键条款（完整性），并且在后续可能的纠纷处理中能够随时被查阅和使用（可用性）。

（二）文件元数据：文件的“身份证”

1.元数据的新内涵：文件元数据被定义为能够在领域内和跨领域间促进文件生成、管理和长期利用的结构化或半结构化信息。它不仅仅是对文件内容的简单描述，更是贯穿文件整个生命周期的重要信息。在数字图书馆中，每一本电子图书的元数据包括作者、出版日期、关键词、摘要等信息，这些元数据有助于图书的分类、检索和长期保存，方便读者快速找到所需的图书资源。

2.元数据与文件