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永泰房地产（北京）公司人力资源部.档案管理制度

员工档案管理制度

第一章总则

第一条目的：加强公司员工档案的科学管理，逐步实现员工档案管理科学化、统一

化、标准化，特制定本办法。员工档案工作，是人力资源工作的重要组成部分，是人

力资源工作的基础之一。

第二条适用范围：本制度适用于永泰房地产（北京）公司及其下属项目部，凡在本公

司试用、在职和离职的正式员工，自入职开始均应建立员工档案。

第三条归档范围：凡员工的简历、由公司保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面

试评价单、入职体检单、背景调查文件、担保书、入职通知单、员工异动表、薪资调

整表、公司奖励证明、员工调查表、转正审批表及转正材料、劳动合同、离职通知单

等只涉及员工本人的资料均应归入员工档案。

第四条职责分工：人力资源部负责员工档案的管理工作，指定专人（兼职）负责员工

档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。公司全体员工有义务提供建立档案所

需资料。

第五条密级分类：公司档案分绝密、机密和一般档案，公司副总及以上领导档案密

级绝密，其它员工档案除特别注明密级应机密。

第二章员工档案的建立

第六条归档时间：员工应聘申请表审批结束后，7个工作日内应当建立员工档案。员

工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文件，应在文件正式完成后的7个工作

日内存入档案。

第七条归档要求：

（一）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、过程文件与定稿、请

示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，合并立在一起，不得

分开；适用于员工档案归档范围且涉及副总及以上领导的绝密文件可归入员工档

案，适用于员工档案归档范围但涉及副总以下员工的绝密文件应单独立卷归入

其它人事档案。

（三）员工档案每名员工分设一卷，每个部门（或项目部）分设一档。

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（四）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷

内目录放在卷首。

（六）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将

立卷人、检查人的姓名和期填上以示负责。备考表应置卷尾。

（七）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（A）案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求

托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

第二十五条库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定

距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

（一）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在

一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件

材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（二）

（三）

（四）

（五）

（六）

（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面含（卷内文件目录）一文件一封底含（备考表）,

以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

（八）归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项

活动的真实内容和历史过程。