电子邮件礼貌规则.pdfVIP

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

电子邮件礼貌规则

一、关于主题（标题）

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意

义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、一定不要用空白标题，这是最失礼的；

2、标题应简短，不宜冗长；标题应能反映文章的内容和重要性，

切忌使用含义不清的标题，如“王经理收”；

3、可适当使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）突出标题，

以引起收件人注意；

4、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、

RE一大串。

二、关于称呼与问候

1、恰当地称呼收件者

1.1

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，确提醒此邮件

是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称

呼大家、ALL。

1.2

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理、某主任、某

工(程师)”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”

称呼。

1.3在无法确定对方邮件地址的时候，为表示尊重，电话确认是

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

最好的途径,发送邮件前，一定要确认收件人的地址是否正确。

2、开头结尾最好要有问候语

最简单的开头是写一个“Hi”、“您好”；结尾常见的BestRegards、

“谢谢”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。正所谓“礼多人不

怪”即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。

三、关于正文内容

1、正文应简明扼要，行文通顺：邮件正文应简明扼要地说清楚

事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，以单独文件作

为附件进行详细描述。避免错别字，这也是尊重对方和避免歧义的一

个表现。

2、注意表述语气：根据收件人与自己的熟络程度、职级关系、

邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行表述，以免引

起对方不适。请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转

给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3、正文的段落应尽量使用列表：如果事情复杂，最好1、2、3、

4，列几个段落进行清晰明确的说明，并使你的每个段落简短，避免

长篇大论。使用电子邮件进行沟通的一个重要方面就是节省他人时

间，而不是让人费解。

4、一次邮件交待完整信息：最好在一次邮件中把相关信息全部

说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更

正”之类的邮件。

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

5、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述：对于很多带有技术

介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图

表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴正所谓“图胜于表、表胜

于文”、“一图胜千言”。

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件，当然

自己千万不能忘了上传附件我的习惯是先上传附件，然后才写正

文，最后填上收件人。

2、附件的命名应让收件人一看就懂，避免发送BOOK1.xls、新建

MicrosoftO