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物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度「篇一」

1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问

题等用函。

(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项需

要外界配合等用通告。

(3)通知:是发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的

公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文

种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。

(4)报告:向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等

用报告。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用请示。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

(3)从物业管理协会会刊中收集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文

件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案

材料;

(4)档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各

职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作;

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、

人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方

法。

b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可

根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列;

c、填写材料目录表，其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以

上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意

防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、

总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理

委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材

料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固

定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

物业管理公司档案管理制度「篇二」

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水

牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将必威体育精装版的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后

按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅

览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修

改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将

客户