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药品采购供应管理制度与流程

一、制定目的及范围

为确保药品采购的规范性与高效性，提升药品供应链管理水平，特制定本制度。该制度适用于医院、药品零售企业及其他医疗机构的药品采购与供应管理，涵盖药品的采购、验收、存储、配送及使用等环节。

二、采购原则

药品采购应遵循以下原则：

1.保障药品质量，确保所采购药品符合国家药品标准及相关法规。

2.采购过程应公开、公平，选择信誉良好的供应商。

3.采购应综合考虑价格、质量、供货能力及售后服务，确保性价比最优。

4.各部门应明确采购责任，申购人与采购人不得为同一人，避免利益冲突。

三、采购流程

1.药品需求确认

各科室根据临床需求，定期评估药品使用情况，填写“药品需求申请表”，并报送至药品采购部门。

2.需求审核

药品采购部门对各科室提交的需求申请进行审核，确认需求的合理性与必要性，必要时可与科室进行沟通。

3.询价与比价

药品采购部门根据审核通过的需求，向至少三家合格供应商询价，收集报价信息。

4.核价与审批

根据市场行情及历史采购价格，进行核价，填写“采购审批表”，并提交相关部门进行审批。

5.采购实施

审批通过后，药品采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确供货时间、数量及价格等条款。

6.验收与入库

药品到货后，药品采购部门组织相关人员进行验收，确保药品数量、质量符合合同要求。验收合格后，填写“入库单”，并将药品入库。

7.库存管理

药品采购部门应定期对库存进行盘点，确保库存信息准确，及时处理过期或损坏药品。

8.配送与使用

根据各科室的需求，药品采购部门负责药品的配送，确保药品及时送达使用科室。各科室应妥善保管药品，确保药品的合理使用。

9.报销与结算

药品采购完成后，采购部门应及时整理相关单据，向财务部门报销，确保资金的及时结算。

四、特殊采购流程

1.紧急采购

在突发公共卫生事件或临床急需情况下，药品采购部门可进行紧急采购，简化询价及审批流程，确保药品及时到位。

2.集中采购

对于常用药品，药品采购部门可根据需求进行集中采购，降低采购成本，提高采购效率。

3.年度采购计划

药品采购部门应根据历史使用数据及临床需求，编制年度采购计划，报送管理层审批，确保药品供应的连续性。

五、备案与记录

药品采购部门应对每次采购进行详细记录，包括采购申请、审批文件、合同、验收单及入库单等，确保信息可追溯。所有记录应妥善保存，以备后续审计与检查。

六、采购纪律与责任

1.采购人员职责

药品采购人员应保持专业素养，遵循职业道德，确保采购过程的公正性与透明度。

2.供应商管理

药品采购部门应建立供应商档案，定期评估供应商的供货能力与服务质量，确保长期合作的稳定性。

3.违规处理

对于违反采购纪律的行为，药品采购部门应及时调查处理，情节严重者将依法追究责任。

七、反馈与改进机制

药品采购流程应定期进行评估与优化，药品采购部门应收集各科室的反馈意见，及时调整采购策略与流程，确保药品采购的高效性与适应性。

通过以上制度与流程的制定与实施，药品采购供应管理将更加规范、高效，确保医疗机构在药品供应方面的稳定性与安全性。