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辅料采购流程

一、制定目的及范围

为提升辅料采购的效率与规范性，确保采购过程的透明与可追溯性，特制定本流程。该流程适用于公司所有辅料的采购，包括但不限于生产辅料、办公辅料及其他日常所需物资。

二、采购原则

辅料采购应遵循以下原则：

1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。

2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯。

3.经济性：在保证质量的前提下，选择性价比高的供应商。

4.合规性：所有采购活动必须符合公司相关政策及法律法规。

三、采购流程

1.需求确认

各部门需定期评估辅料需求，填写《辅料需求申请表》，并附上相关使用计划。需求申请应包括物料名称、规格、数量及预计使用时间。部门负责人审核后，提交至采购部门。

2.预算审批

采购部门根据需求申请，编制预算并提交财务部门审核。预算需考虑市场行情、历史采购价格及部门实际需求。财务部门审核通过后，返回采购部门。

3.供应商选择

采购部门需对潜在供应商进行市场调研，收集至少三家供应商的报价及相关资质文件。对供应商的选择应考虑其信誉、交货能力及售后服务等因素。采购部门将报价信息整理成《供应商报价汇总表》，并提交部门负责人审核。

4.询价与比价

在确认供应商后，采购部门需向选定的供应商发出询价函，要求其在规定时间内回复报价。收到报价后，采购部门进行比价，确保选择最优供应商。比价结果需记录在《比价记录表》中，并附上供应商报价单。

5.合同签署

确定供应商后，采购部门与其签署《采购合同》。合同应明确物料名称、规格、数量、单价、交货时间及付款方式等条款。合同签署后，采购部门需将合同复印件存档，并将原件交财务部门备案。

6.采购实施

采购部门根据合同要求下达采购订单，供应商在约定时间内发货。采购部门需与供应商保持沟通，确保物料按时到达。

7.验收与入库

物料到达后，相关部门需对其进行验收，检查数量、规格及质量是否符合合同要求。验收合格后，填写《验收单》，并将物料入库。若发现问题，需及时与供应商沟通处理。

8.付款与报销

验收合格后，采购部门需向财务部门提交付款申请，附上《采购合同》、《验收单》及发票等相关文件。财务部门审核无误后，进行付款。采购物资的报销需在货到后一个月内完成，逾期不予受理。

9.记录与归档

所有采购相关文件，包括需求申请、预算审批、供应商报价、合同、验收单及付款凭证等，需进行整理归档，以备后续查阅与审计。

四、流程优化与反馈机制

为确保采购流程的持续改进，需定期收集各部门对采购流程的反馈意见。采购部门应组织定期会议，分析反馈信息，识别流程中的瓶颈与问题，并提出改进方案。改进方案需经过相关部门审核后实施。

五、采购纪律

所有参与采购的人员需遵守以下纪律：

1.采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。

2.采购人员需保持与供应商的专业关系，避免个人情感影响采购决策。

3.采购过程中应保持信息的必威体育官网网址性，确保商业机密不被泄露。

通过以上流程的制定与实施，辅料采购将更加高效、规范，确保公司在资源配置上的合理性与经济性。