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建筑工程公司档案管理制度

第一章总则

为了加强建筑工程项目的档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管和使用，提升档案管理的科学化和现代化水平，为公司的工程管理和决策提供可靠的信息支持。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有建筑工程项目的档案管理，包括但不限于项目立项、设计、施工、验收及后期维护等阶段的相关文件和资料。涉及的档案类型包括合同、图纸、会议记录、检查报告、变更通知、财务凭证等。

第三章管理规范

第1节档案的收集与归档

1.档案材料的收集

各项目部应在项目各阶段收集与项目相关的所有材料，确保档案的完整性和系统性。收集的材料包括：

-项目立项文件

-设计图纸及变更记录

-施工合同、分包合同

-施工现场监督记录

-项目实施过程中的各种报告（如质量、安全、进度报告）

-竣工验收资料

2.档案的归档

项目结束后，各项目部需在指定时间内将收集的所有档案材料整理归档，归档材料应按照规定的格式和顺序进行整理。归档文档应保证字迹清晰、内容完整，且由项目负责人审核签字。

第2节档案的保管

1.档案的存储

所有档案应存放在专门的档案室，档案室需具备防潮、防火、防盗等安全措施。档案应分类存放，按照项目编号和时间顺序进行编号记录。

2.档案的管理责任

档案管理由公司档案管理部负责，各项目部应指定专人负责档案的日常管理和维护，确保档案的安全和完整。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅档案

需查阅档案的员工应向档案管理部提出申请，填写查阅申请表，说明查阅目的。档案管理部应审核申请并登记，查阅过程中需遵守档案必威体育官网网址规定。

2.借用档案

借用档案需经项目负责人和档案管理部批准，借用人需填写借用登记表，并在规定时间内归还。特殊情况下需延长借用期限的，应提前提出申请，获得批准后方可延长。

第4节档案的转递

档案在内部调动或转递时，需填写档案转递单，注明转递原因、接收人和交接时间。档案转递时应使用密封袋，确保档案安全，转递记录需由双方签字确认。

第四章操作流程

第1节档案收集流程

1.项目部在项目各阶段收集相关资料。

2.收集完成后，整理并准备归档。

3.归档资料经项目负责人审核后，提交档案管理部。

第2节档案归档流程

1.项目部将收集的档案材料整理，形成完整的档案包。

2.按照归档规范进行编号、登记，形成档案清单。

3.提交档案管理部审核，审核合格后存入档案室。

第3节档案查阅与借用流程

1.员工填写查阅申请表，提交档案管理部。

2.档案管理部审核申请，登记查阅信息。

3.借用档案需填写借用登记表，获得批准后方可借用。

第4节档案转递流程

1.填写档案转递单，注明转递原因及接收人。

2.使用密封袋进行转递，确保档案的安全。

3.交接时双方签字确认，记录转递信息。

第五章监督机制

第1节监督责任

公司档案管理部负责对档案管理制度的实施情况进行监督检查，定期对各项目部的档案管理工作进行评估，发现问题及时纠正。

第2节记录与反馈

1.档案管理部应建立档案管理工作记录，详细记录每次查阅、借用及转递的情况，以备后查。

2.各项目部需定期向档案管理部反馈档案管理工作的实施情况，提出意见和建议。

第3节评估与改进

公司应定期对档案管理制度进行评估，依据实际情况对制度进行修订与完善，确保其适应性和有效性。

第六章附则

1.本制度由公司档案管理部负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，由档案管理部提出修订建议，经公司管理层审核批准后实施。

3.本制度的实施情况应定期进行总结和评估，确保其与公司实际情况相匹配，具有可操作性和可持续性。

以上为建筑工程公司档案管理制度的详细制定，确保制度涵盖目标、适用范围、管理规范、操作流程、监督机制及其他相关条款，具备可操作性与可持续性，以促进公司档案管理工作的高效实施。