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文件档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强文件档案管理，保障文件档案的

完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》

及其实施细则，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司文件档案的收集、整

理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

第三条本公司文件档案管理工作应遵循完整性、

准确性、系统性和必威体育官网网址性原则，确保文件档案的真实性、

合法性和有效性。

第四条公司设立文件档案管理组织，负责公司文

件档案的管理工作。公司文件档案管理员负责组织实施

本制度。

第二章文件档案的收集与归档

第五条公司各职能部门、分支机构应按照职责分

工，负责收集、整理本部门在工作中形成的文件档案。

第六条文件档案管理员应定期对各部门收集的文

件进行审核，确保文件材料的完整性、准确性和系统性。

第七条文件归档应按照文件的性质、类型和形成

时间进行分类，确保文件归档的有序性。

第八条文件归档应遵循“谁产生、谁归档”的原

则，各部门应在文件形成的次月底前将归档文件移交文

件档案管理员。

第三章文件档案的保管与利用

第九条文件档案管理员应按照文件档案的性质、

重要程度和保管期限，合理设置文件档案的存放位置，

确保文件档案的安全。

第十条文件档案管理员应建立健全文件档案的查

阅制度，明确查阅范围、查阅程序和查阅权限。

第十一条文件档案的查阅应实行登记制度，查阅

人应填写查阅登记表格，经文件档案管理员同意后方可

查阅。

第十二条文件档案的利用应遵循必威体育官网网址原则，确保

文件档案的安全和合法利用。

第四章文件档案的销毁

第十三条文件档案的销毁应严格按照国家有关规

定和公司销毁程序进行。

第十四条文件档案的销毁申请应由各部门负责人

提出，经公司领导批准后，由文件档案管理员组织实施。

第十五条文件档案销毁时，应由文件档案管理员、

申请部门负责人和监销人员共同见证，确保销毁过程的

合规性。

第五章文件档案管理员的职责

第十六条文件档案管理员负责公司文件档案的管

理工作，包括文件收集、整理、归档、保管、利用和销

毁等。

第十七条文件档案管理员应定期对文件档案进行

清点和检查，确保文件档案的完整和安全。

第十八条文件档案管理员应定期对文件档案进行

鉴定，区分重要文件和一般文件，实行差异化管理。

第十九条文件档案管理员应参加公司组织的档案

业务培训，提高档案管理水平和业务能力。

第六章罚则

第二十条违反本制度规定的，公司将依法追究相

关责任人的法律责任。

第二十一条未按照规定归档或者归档不齐全的，

由文件档案管理员责令改正，并可给予通报批评。

第二十二条损坏、丢失或者泄露公司重要文件档

案的，依法追究相关责任人的法律责任。

第七章附则

第二十三条本制度自发布之日起实施。

第二十四条本制度的解释权归公司管理层。

第二十五条本制度如有未尽事宜，可根据实际情

况予以补充。