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[单位名称]办公室管理制度

总则

为加强本单位办公室管理，营造规范、高效、和谐的办公环境，提升工作效率与服务质量，特制定本管理制度。本制度适用于单位内所有部门及员工，旨在明确各项办公准则、流程与职责，促使办公室日常运营有条不紊地开展。

办公环境与秩序

1.办公区域应保持整洁卫生，每日上班前员工需清理个人办公桌面，文件资料摆放整齐，废弃纸张及时丢弃至垃圾桶，公共区域（如走廊、会议室、茶水间）由专人定时打扫，各部门轮流负责监督，确保地面无杂物、桌面无灰尘。

2.办公设备应合理安置，电脑、打印机、复印机等按功能分区摆放，下班后务必关闭电源，节约用电，降低能耗；严禁私自挪用、损坏公共办公设备，设备故障需及时报备行政部门安排维修。

考勤与请假

1.全体员工严格遵循单位既定考勤制度，实行打卡签到，上、下班时间以打卡记录为准，迟到、早退依规定扣减绩效分数；因公外出无法按时打卡者，需提前填写《外出申请单》，注明事由、预计返回时间，经直属领导审批后交至行政办公室备案。

2.请假流程严谨规范，病假需出具正规医院诊断证明，事假提前[X]天申请，填写《请假申请表》，说明请假事由、时长，3天以内由部门负责人审批，超3天则依次经部门负责人、分管领导、总经理审批，获批后方可休假，假期结束按时返岗销假。

办公用品管理

1.办公用品由行政部门统一采购、按需分配，各部门每月末提交下月办公用品需求计划，详细注明品类、数量，行政部结合库存情况审核采购，避免积压浪费；采购遵循质优价廉原则，选定正规供应商，保留采购凭证以备核查。

2.领用办公用品需登记签字，明确领用日期、物品名称、规格及领用人，贵重办公用品（如笔记本电脑、绘图仪）按需借用，借用期限不得超[X]月，期满及时归还；员工离职时，应归还所有领用未消耗办公用品，如有遗失、损坏照价赔偿。

文件与档案管理

1.文件收发专人负责，外来文件及时登记、编号，按紧急程度、密级分类呈送相关领导批阅，传阅文件遵循“谁借阅、谁负责”原则，限时归还；内部文件起草经审核、校对后印发，注明文号、印发日期、主送与抄送部门，确保格式规范、内容准确。

2.档案分类存放，人事、财务、业务等档案分别设立专柜，由档案管理员定期整理归档，录入电子目录便于检索；借阅档案填写《档案借阅申请表》，绝密档案仅限高层领导借阅，机密、秘密档案借阅不得超[X]天，归还时档案管理员检查完整性，严禁私自涂改、复制档案内容。

会议安排与组织

1.会议召集部门提前确定会议主题、时间、地点、参会人员，发布正式会议通知；会议室由行政部统筹安排，会前调试设备（投影仪、音响），准备会议资料、茶水，确保环境舒适、物资充足。

2.参会人员提前10分钟入场，手机调至静音或关机，遵守会议纪律；会议记录员全程记录会议要点、决议事项，会后整理成纪要，经主持人审核后及时印发各部门，明确责任人和完成时限，行政部跟踪督办决议执行情况。

沟通与协作

1.部门间日常沟通提倡高效直接，跨部门事务优先协商解决，重大问题及时汇报上级领导协调；建立周例会、月总结会等沟通机制，分享工作进展、协调资源、攻克难题，确保信息流畅、协同高效。

2.内部沟通工具统一规范，工作邮件用于正式文件传递、汇报请示，即时通讯工具用于便捷交流，沟通时语言文明、条理清晰，重要事项文字确认，避免因沟通不当引发误解、延误工作。

安全与必威体育官网网址

1.办公室安装安防监控设备，门禁系统限制无关人员进入，员工妥善保管个人贵重物品，下班锁好门窗；行政部定期组织安全培训，普及消防知识、应急逃生技能，灭火器、消防栓定期检查维护，确保性能良好。

2.全体员工严守单位必威体育官网网址制度，涉密信息存储于专用设备，严禁私自拷贝、外传；网络传输加密处理，对外披露信息经严格审批，泄密行为依情节轻重给予纪律处分、法律追责。

附则

1.本制度自发布之日起生效施行，如有未尽事宜或需修订调整，由行政部门提议，经单位领导班子审议通过后公示执行。

2.员工违反本制度相关条款，视情节给予警告、扣罚绩效、降职等处罚，多次违规或造成重大损失者依法解除劳动合同；表现优秀、严格遵守制度者，在评优评先、晋升中予以优先考量。

[单位行政部门名称]

[制度发布日期]