公司行文流程及管理办法.pdf

公公司司⾏⾏⽂⽂流流程程及及管管理理办办法法

鸿业地产公司

⾏⽂流程及管理办法

为规范公司各种⽂件的起草、签发和管理流程，做到令畅通，令⾏禁⽌，正确指导公司的各项⼯作，特制定本规定。

⼀、⾏⽂管理主要内容：外部函、电、来⽂，本公司内部下发的

各种⽂件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

1、内部发⽂管理

公司内部发⽂分为⼀般事务性⽂件、公司各项规章制度和公务⽂书。⼀般事务性⽂件包括：通知、说明、各种统计表格等；公

司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务⽂书包括：请⽰、报告、指⽰、布告、公告、通告、批复、

通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公⽂由总经办统筹管理，各部门、下属⼀律不得⾃⾏向上、向下发送公⽂。公⽂字号由总经办统⼀编制。涉及公司

各项规章制度以及对外宣传、联络的⽂字材料，由总经办以公司名义发⽂。

2、外部⽂件的管理

外部⽂件为公司以外来⽂，包括信函、公⽂、传真等。

3、公司⽂件的种类及范围

（1）、公司的⽂件种类主要有：公告、通知、通报、制度。

（2）、各类公司⽂件使⽤范围：

（3）、公告：主要运⽤于公司的各类⼈事变动，如：任命、岗位变动等。

（4）、通知：适⽤于发布临时事件和措施；传达公司⾼层有关指⽰；

要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。（5）、通报：适⽤于公司采取重⼤或强制性措施、或⼈事嘉

奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员⼯的奖励或对于严重违反公司规章制

度员⼯的处罚等。

（6）、制度：主要运⽤于公司各项策的实施细则及各项⼯作流程的解

释、补充和完善。

4、公司⽂件处理的定义及原则

（1）、公司⽂件处理指公司⽂件的编号、下发、宣贯、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联、衔接有序的⼯作。

（2）、公司⽂件处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司⽂件由总经办统⼀收发、传

递、⽴卷、归档和销毁。

（3）、公司各类发⽂在有效期内均实⾏受控管理。所谓受控⽂件就是指有效⽂件。有效⽂件是指正在执⾏的指导和安排公司

⼯作的⽂件。明确⽂件的有效性并通过受控的⽅式管理公司⽂件，是防⽌各部门出现执⾏⽆效⽂件的主要措施。

（4）、对于公司以邮件形式下发的⽂件，以当次接收到的⽂件为有效执⾏⽂件，收件⼈不得转发，因转发造成的邮件执⾏错

误问题，由执⾏⼈负责。

（5）、对于公司以⽂本打印的形式下发的⽂件，只有盖有受控章的⽂件在受控范围内，签收⼈不得复印，如因复印导致的执

⾏⾮受控有效⽂件，造成的问题由执⾏⼈负责。

5、公司公⽂的分类及操作

（1）、公司⽂件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、⼀般；

（2）、公司⽂件按紧急程度，可分为：特急、紧急、⼀般；

（3）、公司⽂件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。

（4）、公司⽂件的机密等级划分的规定与操作

根据⽂件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“⼀般”。

即使是“⼀般”⽂件因为也同时是业务⽂件、所以不允许⽆限制地向公司外部宣传。

公司使⽤⽂件的机密等级的具体划分：

a)公司使⽤⽂件中，⼤部分属于“秘密”及“⼀般”。

b)对于公司绝密及秘密⽂件，还应当标明份数序号。

c)公司⽂件是否设定为绝秘或秘密⽂件由拟稿部门和总经办根据⽂

件内容共同确认。

d)⽂件的秘密等级不是按所⽰的⽂件种类进⾏划分的，⽽按其内容

来判断。下述为⼀般分类规则：

e)公司经营计划、发展规划、开发项⽬资料等属于“绝密”⽂件。

f)技术⽂件、质量⽂件、商务⽂件、项⽬清单、业绩考核标准、佣

⾦计算标准、产品价格、公司经营管理策以及相应的培训课件等属于“秘密”。

g)管理制度、业务通知、临时销售策、⼯作标准、培训关于⼯作

流程⽅⾯的资料等通常属于“⼀般”⽂件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘

密”。

（5）、对⽂件的处理权限的规定：

秘密等级⽔印标

记

发送⽅式发关范围复制签收收回

绝密要⽂本邮寄部门级以

上

不允许需要需要秘密要⽂本邮寄部门级不允许需要需要

⼀般不要邮件按⼯作要

求按⼯作要

求

不需要不需要

a)对于被列为公司“绝密”类⽂件，下发对像为部门级以上⼈员，

及相关关键责任⼯作⼈员。其它需了解相关内容⽅能开展⼯作的⼈员，需在总经办的主导下对于⼯作相关内容予以学习了解。

b)对于被列为公司“秘密”类⽂件，下发对像为部门级⼈员及部门

⽂件管理员，其它⼈员需在部门经理或培训⼈员的主导下对于⼯作相关的内容予以学习了解。

（6）、公司紧急⽂件的规定与操