HYERP-M10-MM-04.01.01-合同谈判和签订流程.v1.0.doc

ERP试点项目系统实施

合同谈判和签订流程

ERP试点项目系统实施

第

PAGE3页，共NUMPAGES8页

版本控制

版本

更改日期

更改人

更改内容

1.0

2012/6/6

耿孝君

创建文档

目录

TOC\o1-4\u1 合同谈判和签订流程 4

1.1 HYERP-M10-MM-04.01.01-合同谈判和签订流程.V1.0 4

1.2 系统流程图 5

1.3 系统流程图说明 6

附件： 8

合同谈判和签订流程

HYERP-M10-MM-04.01.01-合同谈判和签订流程.V1.0

流程适用范围：本流程适用于由华谊集团二级公司的合同谈判和签订流程，以保证合同谈判和签订流程效率高，责任划分清晰。

流程责任部门：采购供应部

流程概述：采购工程师根据寻源结果联系供应商谈判，并与供应商确定是否使用本公司的合同范本，如需应用供应商合同范本，则需将此情况提交采购分管副总审批，审批后选择适合的合同范本并草拟合同，采购合同需对合同初稿进行审批，审批后由法务审核合同内容，审核通过后形成采购合同终稿，按照合同相应的签署权限进行合同终稿的审批和签署，待公司各部门对合同会签后，采购工程师通知供应商正式签署合同，并将完成签署的合同提交法务进行归档。；

流程所涉及的系统：SAP

风险控制点说明：

采购工程师在进行合同草拟时，必须选择适合采购内容的且法务部门认可的采购合同范本

相关部门领导按本身职责对合同中相关内容进行审批，会签涉及的部门需包括采购供应部、资产财务部、需求部门、技术部门、监审部门；公司领导需按相应合同签署权限进行合同签署

系统流程图

系统流程图说明

序号

步骤

步骤说明

部门

岗位

输入文件

输出文件

系统-交易码

关键绩效指标

开始

10

根据寻源结果与供应商进行谈判

根据寻源结果，确定最终合作供应商，通知其与我司进行合同谈判

采购供应部

采购工程师

20

对供应商的资信做最终确认

对供应商资信情况进行整理，再根据谈判内容再次评估供应商能力

采购供应部

采购工程师

30

与供应商确定是否使用本公司的合同范本

谈判时需与供应商确定是否使用本公司的合同范本

采购供应部

采购工程师

40

是否使用本公司的合同范本

判断是否使用本公司的合同范本，如使用则进入步骤70，如不使用则进入步骤50

采购供应部

采购工程师

50

将不应用本公司合同范本的情况提交公司分管副总审批

在谈判后如确认无法使用本公司合同范本的情况（如对于强势供应商或特殊供应商）需提交采购分管副总进行审批

采购供应部

采购工程师

60

审批是否通过

采购分管副总判断是否使用供应商合同范本，如使用，则进入步骤70，如不使用，则返回步骤10，重新与供应商进行谈判

公司管理层

分管副总

70

使用合适的采购合同范本并草拟合同

采购工程师按照公司管理规定使用合适的采购合同范本并草拟合同

采购供应部

采购工程师

采购合同初稿

80

对合同初稿进行审批

采购主管对合同初稿进行审批

采购供应部

采购主管

90

审核合同内容

法务按照法律要求和公司规定对合同内容进行审核

法务

审核人员

100

审核是否通过

判断审核是否通过，如通过则进入步骤110,如不通过则进入步骤70

法务

审核人员

110

形成采购合同终稿

审批通过后形成采购合同终稿

采购供应部

采购工程师

采购合同终稿

120

按相应签署权限对合同终稿进行审批及签署

各部门领导按本身职责对合同中相关内容进行审批，同时公司领导需按相应合同签署权限进行合同签署

公司管理层

审批人员

会签单

130

审批是否通过

判断审批是否通过，如审批通过，则进入步骤140，如审批不通过，则返回步骤70

公司管理层

审批人员

140

通知供应商正式签署合同，并将签署完成的合同提交法务进行归档

采购工程师通知供应商正式签署合同，并将签署完成的合同提交法务进行归档

采购供应部

采购工程师

平均合同处理时间

150

是否是长期框架协议

判断是否是长期框架协议，如是，则进入步骤160，如不是，则进入步骤170

采购供应部

采购工程师

160

在SAP系统中维护框架协议

对于长期的框架协议，需在系统中进行维护

采购供应部

采购工程师

SAP-ME31K

170

是否需要预付款

根据签订的合同，判断是否需要预付款，如需要则进入步骤180，如不需要则结束

采购供应部

采购工程师

180

预付款流程

进入到HYERP-M10-MM-02.05.01-预付款流程

结束

附件：

采购合同初稿

采购合同终稿