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学校合同管理内部控制制度

第一章总则

为规范学校合同管理，确保合同的合法性、有效性及执行的合规性，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过科学的合同管理流程，提升合同管理的效率和透明度，保障学校的合法权益，推动学校各项工作的顺利开展。

第二章适用范围

本制度适用于学校所有与外部单位或个人签订的合同，包括但不限于：

1.教育服务合同；

2.采购合同；

3.设备租赁合同；

4.项目合作合同；

5.其他涉及学校权益的各类合同。

第三章合同管理的基本原则

合同管理应遵循以下基本原则：

1.合法性：所有合同必须符合国家法律法规及相关政策要求。

2.合理性：合同条款应公平合理，保障学校和对方的合法权益。

3.透明性：合同管理过程应公开透明，涉及的各方应保持良好的沟通。

4.规范性：合同的签署、履行和变更应遵循规范程序，确保管理的有效性。

第四章合同管理流程

4.1合同的起草

1.需求分析：相关部门根据实际需要提出合同需求，并形成书面申请。

2.合同起草：法务部门根据需求分析结果，起草合同文本，并与相关部门进行沟通和确认。

3.合同审核：起草的合同需经过法务部门、财务部门和相关负责人审核，确保合同条款的合法性和合理性。

4.2合同的签署

1.签署权限：合同的签署需遵循《学校合同签署权限管理办法》，明确签署人员及其权限。

2.签署流程：经审核无误后，合同由授权签署人签字，并加盖学校公章。

3.合同存档：签署完成后，合同文本需及时归档，存入专门的合同管理系统。

4.3合同的履行

1.责任分工：合同履行过程中，各相关部门需明确责任分工，确保各项义务的履行。

2.履行监控：法务部门定期检查合同的履行情况，并与相关部门保持沟通，及时发现和处理问题。

3.合同变更与解除：如需对合同进行变更或解除，须按照《合同变更和解除管理办法》进行，确保合法合规。

4.4合同的评估与归档

1.履行评估：合同履行结束后，相关部门应对合同履行情况进行评估，形成评估报告。

2.归档管理：合同及评估报告应进行归档，保存期限为合同终止后五年，确保随时可查。

第五章合同管理的监督机制

5.1监督责任

1.法务部门：负责合同管理的整体监督，定期对合同管理流程进行审查和改进。

2.财务部门：对合同的资金流动进行监控，确保合同履行过程中的资金使用合规。

3.相关部门：各相关部门应按照职责对合同履行情况进行监督，及时反馈问题。

5.2监督流程

1.定期检查：法务部门每季度进行一次合同管理的全面检查，评估执行情况，提出改进建议。

2.问题反馈：在监督过程中发现的问题，应及时反馈至相关部门并督促整改。

3.绩效考核：将合同管理纳入各部门的绩效考核，确保各部门重视合同管理工作。

第六章附则

1.解释权：本制度的解释权归法务部门，其他部门如有异议，可向法务部门咨询。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。

3.修订机制：本制度如需修订，须由法务部门提出修订方案，报学校领导审定后方可实施。

通过本制度的实施，学校将能够更加高效、规范地管理合同，确保各项工作的顺利进行，保障学校的合法权益，同时也为学校的可持续发展打下坚实的基础。