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企业办公自动化推广中的公文管理

企业办公自动化推广中的公文管理

企业办公自动化推广中的公文管理【1】

摘要：企业的公文管理包括制文和收发文，是个企业办公室工作的重要

内容，能否做好都会直接影响到党和国家方针、政策，上级决策和企业决策的贯彻

执行，也直接影响企业的职能发挥和职责履行。

关键词：企业;办公自动化;公文管理

随着企业办公自动化逐步推广，对提高企业办文、办事、办会效率起到积

极的推动作用，结合实际运用，现就办公自动化给公文管理带来的便利和办公自动

化平台下公文管理中存在的问题，及如何在办公自动化推广中保证公文管理的作用

作一浅析。

一、公文制作按流程运行方便、省事、快捷，易出现问题环节需注意

办公自动化平台下，公文制发的优势非常明显，一是发起单位不必一级一

级找部门、分管领导逐级审批，只需按流程做好监督。

其间，公文的修改、校对、用印具体时间、修改人员都会留下内容，对事

后查阅办文细节方便有效。

但对急件的处理，不如纸质文件方便、快捷。

在实际操作中，部分公文(尤其上报请示等)需特事特办，未按规定走网上

的流程，这时办公室需做好这部分纸质文件的审核、校对、归档的适时监督，对发

放范围不作限制的可公布文件，做好PDF文件的网上公布。

二是网上发布文件减少了纸质文件的印发，大大减少了制作成本，避免了

不必要的的浪费。

同时网上发布的文件，点击率大大提高，扩大的文件的阅读范围，提高了

文件在职工中的周知性和执行力。

但在实际运用中，办公自动化平台在文件管理中还存在一定的不足。

一是在文件制发过程中，发起人的校对是在领导审批后出现的环节，发起

人的校对、修改有可能是个别文字的修改，与原起草的文件无根本的影响和冲突;

但也有可能是与起草文件有较大出入的修改，这使文件与原起草文件有根本的不

同，与领导审批的内容有根本的不同，从而使发布的文件与领导审批的意思有较大

的出入。

而在这个过程中办公室审核人员无法实现有效监督，对此办公室应在最初

制定流程中需加以注意，把校对放在办公室审核中或用印前的排版中，使文件生效

前始终都处在办公室的的审核监督中。

二是文件发布后，受阅者阅读电子版文件不如纸质文件习惯与方便。

三是有需要下发执行的文件，发起部门需下载，而所下载的文件是电子印

章，按档案管理规定的要求，下载后的文件效力相当于复印件，执行效力不如原

件。

在具体操作中，办公室应及时提醒发起部门，在用印前写明文件印发份

数，并在加盖电子印章前，与办公室及时沟通，打印适量的需用文件，加盖印章，

以提高公文的效力，避免不必要的麻烦。

二、收文管理更快速、便捷，具体操作中要做到紧急文件提前通知不误

事，重要事项事中催办多提醒，需落实文件事后督办查落实

办公自动化平台为收发文管理提供了优势管理平台，机要人员不必再拿起

厚厚的文件夹，一个领导一个领导地办文了。

收文管理流程使公文传阅实现了平行管理，一份文件可以实现几个部门同

时批阅，大大缩短了办文时间。

但缺少了文件传阅中的当面提醒、催办作用。

一份文件如果有一个环节延误，整个流程都会延缓流转速度。

为此，在实际操作中，需要机要人员认真阅读文件内容，依据经验，将文

件分门别类，按机密等级、轻重缓急分别处理。

对机要文件，严格按必威体育官网网址规定，做好登记、在密级范围内传阅。

对普通文件，有时间、任务要求的，按时间限制，做好提前通知，以便相

关部门做好事先准备工作;对重要事项，做到适时网上跟踪，及时催办，缩短流程

运作的时间，避免因一个部门的拖延，使整个流程无法及时结束现象。

对需落实的事项，参照纸质文件传阅规定，按领导要求，做好督办工作。

三、文件查阅更方便，收发文登记、归档需更细致

办公自动化平台为文件制发提供了更加便利的平台，依据档案管理规定，

文件需加盖印章后方可成为正式文件归档。

为此，办公室必须结合OA办公自动化平台文件的审批卡、做好正式文件

的下载、用印、立卷、归档工作。

办公自动化平台为收发文提供了快速便捷的文件传阅