《商务英语函电》课件——Module 1-2 Writing Principles of Business Correspondence 外贸函电的写作原则.pptVIP

3Clearness清楚写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如：（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）（2）AstothesteamerssailingfromShanghaitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkeverytwomonths.）在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜，因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。4Conciseness简洁简洁是写作的灵魂，这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山，内容精炼，才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩，无法让收信人理解信文，那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言，直截了当地表达意思，尽量少用令人费解的行业术语。例如：（1）Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.（Thankyouforyourcooperation.）（2）Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（Wehavebeguntoexportourmachines.）为达到简洁目的，要注意长话短说，凡是有长和短的表达方式，尽量用后者。避免使用陈旧商业术语而采用现代商业英语。不用冗余表达式而采取简洁表达方式。*******************外贸英语函电WaysofcommunicationTelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelexWarmingup日期Date封内地址InsideAddress称呼Salutation正文Body结尾敬语ComplimentaryClose签名SignatureLayoutofBusinessLetter1.信头letterHead2.日期Date3.封内地址InsideAddress4.称呼Salutation5.?正文Body6.结尾敬语ComplimentaryClose7.签名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea参考号Ref.No.b经办人AttentionLinec抄送CarbonCopyBlockFormat齐头式Theblockformatisthesimplestformat;allofthewritingisflushagainsttheleftmargin.FormatTheindentedformat(缩进式）Alsothefirstlineofeachparagraphisindented.Thesemi-blockformatyouraddress,date,theclosing,signature,areallindentedtotherighthalfofthepage(半齐头式）Addressingtheenvelop商务函电的作用：商务函电的作用：一是索