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学校人事档案管理制度

第一章总则

为加强学校人事档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效性，根据国家相关法规及学校内部规范，特制定本制度。人事档案是记录教职员工个人经历、思想、能力和表现的重要文件材料，是学校了解、考核和任用教职员工的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本校全体教职员工的人事档案管理，包括新入职员工的档案收集、在职员工的档案更新及离职员工的档案整理等。

第三章制度依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、《教育部关于进一步加强高校人事档案管理的通知》等相关法律法规制定。

第四章档案管理工作职责

1.人事部门：负责学校人事档案的整体管理，制定档案管理的具体规划与实施方案。

2.各部门负责人：协助人事部门收集、整理本部门教职员工的档案材料，确保材料的完整性和真实性。

3.档案管理员：负责档案的保管、查阅、借用及转递工作，确保档案安全、规范操作。

第五章档案材料的收集与归档

1.档案材料的收集

收集的档案材料应包括但不限于：

-教职员工登记表

-个人简历

-教育背景及专业技术资格证书复印件

-个人考核材料

-奖惩记录

-劳动合同及其他相关文件

各部门需在教职员工入职后一周内，将上述材料整理齐全并提交人事部门。

2.档案的归档

所有收集的档案材料必须按规定格式整理，确保字迹清晰、内容完整。人事部门应定期对档案进行审核，确保档案信息的准确性。

第六章档案的保管

1.保管原则

人事档案应由专人负责保管，存放于安全、干燥、通风良好的档案室内，采取防火、防潮和防盗措施。

2.档案编号及登记

所有档案材料须逐一编号，建立档案管理台账，记录档案的入库、借出、归还等情况，每年进行一次全面清查，确保档案的完整性和安全性。

3.档案室管理

档案室应定期进行安全检查，确保无关人员不得随意出入，档案管理员需保持档案室内的整洁和有序。

第七章档案的查阅与借用

1.查阅流程

教职员工或外部人员需查阅档案时，需填写查阅申请表，经人事部门审核批准后方可查阅。查阅过程应遵循必威体育官网网址原则，不得对档案内容进行涂改或损毁。

2.借用规定

档案原则上不对外借用，特殊情况下需借用时，须经校领导批准，并填写借用登记表，借用期间需确保档案的安全性。

第八章档案的转递

1.转递原则

教职员工内部调动时，档案随人转递，由人事部门负责密封转递，禁止个人随意携带。

2.转递记录

转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。对接收的档案应及时核对无误，并在通知单上签字确认。

第九章档案的销毁

1.销毁条件

根据国家档案管理的相关规定，教职员工离职后档案可在保存满十年后进行销毁。销毁前需经人事部门审核。

2.销毁流程

销毁档案需填写销毁申请表，经过校领导批准后方可进行，销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。

第十章监督与评估机制

1.监督机制

学校纪检监察部门对人事档案管理工作进行监督，定期检查档案管理的规范性与合规性，发现问题及时整改。

2.评估机制

学校每年对人事档案管理进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及管理工作是否规范。评估结果作为人事部门工作考核的重要依据。

附则

本制度由人事部门负责解释，自颁布之日起实施。根据实际情况可进行适时的修订，修订后的制度需重新公布并告知全体教职员工。

通过以上制度的制定与实施，学校的人事档案管理将更加规范、科学，有助于提升学校的管理效率和人事工作的透明度，为学校的可持续发展奠定基础。