业主资料整理工作程序.doc

业主资料整理工作主要程序和内容

第一步：了解分类大纲，明确部门职责

业主资料主要包括：立项审批、设计审批、工程准备、建设期管理文件、招投标、合同管理、资金管理、交竣工文件、建设单位档案分类目录。其中设计图纸包括初步设计和施工图设计。以及招标文件图纸。征地和土地预审文件中有项目用地勘界图纸和土地利用规划图纸、电力供电线路图、征地拆迁改移路线图，分别归档。

第二步：对技术部、合同部、地调部、办公室分别进行档案工作明细化交底。

技术部、合同部有大部分资料是可以直接编制案卷题名进行归档的。

地调部：征地拆迁合同文件要有专人按县区分类进行预组卷、编目、排序、拟写案卷目录，进入分类编号的一系列工作。其中有的合同附件较多，有图纸、概算、结算验收等文件。不能分开整理，要系列化组合排序。

①办公室的文件，有上级几个方面单位来文，按来文单位分别组卷，其中属于转发更上一级单位的也归一类，同时要按项目建设管理、质量管理、安全、资金、征地拆迁、设计管理等问题进行分别归类。按年度、问题进行组卷，组卷时考虑案卷题名的归纳性（上级来文）

②向上级单位的汇报、请示文件也要对应，交通厅、重点办、质监站、安监处、市政府、高管局等部门进行分类整理。

③平级单位的往来文件，对口进行分类整理，主要有地方协调、设计院、检测、设备采购

④下级单位来文：主要有设计管理、征地拆迁、工程管理、质量管理、安全管理等方面分别按来文单位进行分类组卷

⑤建管处发文：

普发性，转发上级单位文件，按建设管理、质量控制、安全管理、费用等方面进行分类组卷、建管处发文，按项目管理、质量管理、技术管理、设计管理、安全管理、工地现场管理、合同管理、合同管理、档案资料管理等进行分类组卷。

针对性，按下级单位进行分类，同时结合问题进行细化分类

便函、会议纪要等按年度结合问题分类进行组卷

合同部大致有三大类：

1、工程准备阶段的咨询、设计、委托合同为一类

2、建设期合同按路基路面、桥隧、绿化、交安机电、房建连接线、共变电进行组卷

3、征地拆迁、改移类合同含附件进行组卷

4、招投标文件按招标工作程序进行整理，其中有：

设计阶段招投标

施工阶段招投标

设备和材料招投标

另有工程计量支付方面的资料

技术部：

立项审批阶段的文件及附件收集整理

设计阶段审批、咨询文件整理

工程准备阶段，土地预审文件，土地报批文件，质量监督文件，施工许可文件等

设计往来文件、设计变更文件整理

外委检测监测文件

送变电、机电、连接线跨线等设计文件

安全部：安全管理程序系列文件，按施工标段汇总整理

工管部、质检部、主要整理交工验收和平时阶段性检查考核类文件。包括进度报表，工程质量检查整改落实情况汇总，按施工标段分别整理组卷

第三步：

根据各部组卷编目情况，在过程中指导组卷，专题排序等问题，讲授卷内目录的编排方式、案卷封面及备考表的填写等方法。

题写和审核案卷题名，并根据题名进行分类组合和排序

编写分类档号

对房建、电力线路、土地利用等图纸进行折叠，包括编号的系列整理

第四步：

1,、编辑整理案卷目录、卷内目录、录制和备份电子目录

2、装订文件、填写档号、分类上架

3、向建管处档案管理人员进行移交。

项目法人单位归档文件材料

1、立项审批

预可委托书及预可行性研究报告、合同（协议）、评审及报批文件，项目建议书

工可委托书及工程可行性研究报告、合同（协议）、评审及报批文件，可行性研究报告

环境影响报告书委托书、合同（协议）、评审及报批文件

项目用地预审有关文件材料

水土保持方案报告书委托书、合同（协议）、评审及报批文件

地震安全性评价报告委托书、合同（协议）、评审及批复文件

地质灾害危险性评估报告委托书、合同（协议）、评审及备案表

文物调查、保护、矿产资源调查委托书、合同（协议）、评审及批复文件

其他文件材料

2、勘察设计

地质勘探委托书、合同（协议）、地质勘探资料（文件）

勘察设计合同（协议）、往来文件、会议纪要

初测验收、初步设计评审及报批文件

初测图、初步设计图

定测验收、施工图设计评审及报批文件

定测图、施工图

变更设计报批文件

变更设计图

安全性评价委托书及相关文件

设计监理过程产生的来往文件（如有）

3、工程准备

建设用地选址意见

征地红线图（应由国土部门签章确认的为准）、国有土地使用证及附图

（1）征（拨）用地申请、批准文件；（2）建设用地预审材料、用地听证、论证资料及用地报批材料；（3）控制性工程先行开工批准文件；（4）临时用地批准文件及附图；（5）各级政府征迁补偿安置文件；（6）有关征迁公告、通知、纪要、报告；（7）征迁变更资料；（8）征迁补偿安置信访件；(9)征地拆迁拨付、领用的相关证明材料等

征地拆迁合同、协议及有关文件等

征迁补偿安置各类报表、台帐：包括征用土地数量一览表、