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常州奥林匹克花园业主座谈会筹备方案

前期筹备工作阶段

1、筛选业主名单

A、首批安排12月31日入伙的30户业主

B、之后根据工程部的楼宇交付先后顺序安排

2、准备业主资料

3、会议时间安排

星期一至星期五每日15：00-16：00，星期六至星期日每日上午10：00-11：00、下午15：00-16：00

4、会议地点

销售大厅会议室

5、物资准备

标语横幅2条

横幅内容：

热烈欢迎1.1期洛杉矶区业主参加“入住奥园，新生活的开始”专题座谈

长方桌一张，麦克风1个、鲜花若干、雨伞1把（展示用）、常用电话卡片5盒、水果若干、糖果若干、精美小点心若干、饮料若干。

6、人员准备

会议室入口接待员3名，会场服务人员3名，座谈会记录人员1名。

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业主座谈会筹备方案

联系业主参加座谈会阶段

1、联系最佳时间：晚上19：00-21：00；

2、联系方式：电话（分首次预约和二次确定）；

3、预约人员准备：业主服务中心；

4、相关表格资料；

◆相关业主资料

◆《业主座谈会预约登记表》

5、程序及标准用语。

第一次预约标准用语

物业助理：XX先生/小姐您好，我是常州奥林匹克花园物业管理有限公司的，想邀请您参加XX月XX日XX时举行的物业管理座谈会，不知您是否有空参加？

业主：可以呀，你们有什么内容呢？

物业助理：主要是为了配合此次1.1期洛杉矶区的入伙，我们希望通过召开业主座谈会，向广大业主介绍入伙及物业管理各方面的一些情况，并且希望得到您的宝贵意见和建议，让我们在今后能够提供更加优质的物业管理服务。

特殊情况处理程序

业主拒绝参加

标准用语

物业助理：没有关系，那么请问您的家人是否有空？

业主：A、有。（按照下一步正常程序继续进行）B、没有。

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标准用语

物业助理：XX先生/小姐，我们非常希望您参加此次座谈会，因为在您入住后，物业管理与您的生活息息相关，而且，在您未入伙之前，您需要对整个的入住流程有一个大概的认识和对我们常奥的一些情况有一个初步的了解，便于您今后入伙更加顺利。

业主：A、好吧（按照下一步正常程序继续进行）B、不答应参加

标准用语

物业助理：（XX先生/小姐，那是很遗憾，我们非常希望您能参加此次座谈会，并获得您对我们工作的宝贵意见，希望下一次的座谈会您能参加。谢谢您，XX先生/小姐，再见！）

备注：（询问业主大概什么时候有空，记录在《业主座谈会预约登记表》，在下一次的预约当中再次预约）。

二次确定

在召开座谈会的前一天晚上，需要对业主进行一次电话确定

标准用语

物业助理：XX先生/小姐，您好！我是常州奥林匹克花园物业管理有限公司的，请问您明日能够准时来参加我们的业主座谈会吗？

业主：没有问题

物业助理：XX先生/小姐，我们的座谈会现场温度比较低，您需要多带一件衣服过来，以免感冒！

业主：谢谢你们！

物业助理：不客气！那我们明天将在销售大厅准时恭候您的到来。

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业主座谈会筹备方案

标准用语

物业助理：我们此次座谈会安排在X日下3点，会议地点在销售中心的投影室。物业助理：请问您届时会有几位光临呢？

业主：XX位

（此时，物业助理应详细将情况登记在《业主座谈会预约登记表》上）

物业助理：谢谢XX先生/小姐！届时我们将在销售大厅安排专人恭候您的到来，并且为您准备了一份精美的礼物。您若有任何疑问，可以打电话联系我们，我们的联系电话是：5962222，谢谢您！！

标准用语

业主：不好意思，我明天有事来不了了，真得很抱歉！！

物业助理：没关系，请问您下一次什么时候有空呢？（与业主约定下一次座谈会的时间）

会前准备阶段

1、提前一天对会场进行布置，在座谈会现场挂横幅，销售大厅会议室门口设立服务台、标识水牌等。

2、提前一天购买水果、饮料、糖果、点心、鲜花等物品。

3、准备雨伞、常用电话卡。

4、准备开场前的背景音乐《钢琴曲》或其它休闲音乐。

5、分工负责各项会场工作。

A、会议记录、现场录音：**B、灯光控制、拍照：**

C、雨伞展示：**D、现场服务接待：**

6、准备《业主签到表》、《礼品签收表》。

7、根据预约的业主房号及参会人数，制作出相应的座位标签，张贴于会场的座位上。

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召开座谈会阶段

第一步：接待

1、地点：销售大厅

2、所需接待人员：3名

3、物品准备：服务台1个、台裙、鲜花两盆

4、相关表格、文件：参加座谈会业主名单一份、签到表一份

5、接待程序及标准用语：

A、接待人员在服务台前站立，看到有业主前来，应主动打招呼，并询问业主是否前来参加座谈会。

标准用语

物业