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基建档案整理方法

基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑

物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、

使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。

一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策

到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件

材料。

基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材

料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像

等。

一、归档范围

每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期

准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和

使用维护阶段）形成的文件。

基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，

如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。

与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯

安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作

为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转

维护过程的文件材料归入设备类。

有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产

权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档

单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有

产权的那部分档案资料。

若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档

案，视具体情况，划分为长期或短期。

具体归档范围参阅广州市基本建设项目文件材料立卷方

法和保管期限（附件一）

二、归档要求

1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图

面整洁。

2、归档时间

负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在

平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施

工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类

整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权

档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。

3、分类与代号

B基建类

B1基建项目类（按单项工程排列）

B1.1×××项目

本单位第一项工程代号

B2房屋产权类

B2.1单位产权B2.2房改产权

面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每

一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类

别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。

三、基建档案整理要求

（一）基建类档案整理

1、立卷

每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）

——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比

较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。

2、卷内文件材料的排列

①卷内文件的排列

一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、

报告请示在后；正文在前、底稿在后。

②图样材料的排列

有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目

录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排

列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气

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管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项

目。

③文字和图样交错材料的排列

一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材

料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。

3、卷内文件编页码

卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每

卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科

技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正

面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后的图

纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均从“1”开始。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原

目录可代替卷内目录这（里是指案卷内不需再另附打印的卷

内目录，但仍需打印出卷内目录，以组成检索目录），不必重

新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文

件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目