文秘的日常工作内容.pdf

⽂秘的⽇常⼯作内容

⼀、⽇常⼯作的范围

所谓“⽇常⼯作”是指秘书每天都要做的⼯作，⼀般都有固定的模式。于⽇常⼯作，⼀般不需要上司有专门的指⽰，秘书可以

⾃⾏决定或处理。⼀般如下：

1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换⽓、照明的调整等。

2、接待客⼈和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客⼈端茶送⽔和送客⼈出门；接电话并转达电话内容等。

3、⽂书⼯作：起草公司内外的⽂件信函；各种⽂件信函的收集与存档。

4、⽇程管理：⽇常⽇程表的管理；会⾯的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并信息进⾏整理、汇编和上报。

6、出差准备：出差期间的⽇程管理；与相关单位联系和协调；安排交通⼯具、住宿地点；出差回来后的费⽤报销、出差总结

等。

7、准备会议：会场的安排；登记⼯作；制作会议⽂件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通⼯具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的⼯作。

秘书在处理上述⽇常⼯作的同时，还需要经常处理⼀些⾮常常⼯作。⾮常规⼯作是指在⼯作⽇程之外突然出现需要紧急处理的

事情，也可以说是突发事件。发⽣突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么⼏种：上司急病、上司出了事故、

重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

⼆、职责范围

1、整理办公室

秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是⼀件很平常的⼯作，不仅秘书，每⼀个⽩领都要整理⾃⼰的办公

室，但是，作为⼀种职责，秘书的“整理办公室”并不单指⼿持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌⼦这类简单劳动。在这⾥“整理办

公室”有更⼴泛的含义，它包括了从⽂书档案⼀直到与各部门联系和协调等⼯作，即为上司创造⼀个舒适、整洁和不受外界⼲

扰的⼯作环境。可以说，秘书⼯作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息

秘书的第⼆⼤职责就是为上司收集他决策所需的信息。⽐如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等

⼏个部门的⼯作；为了给他的决策提供可靠⽽⼜及时的信息，你就要经常与上司负责的这⼏个部门联系，并通过各种途径收集

各种信息。这项⼯作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这⼏个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还⽐

较好判断；如果是从⽹上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。于秘书来说，给上司提供信息⼀定要及时，但

必须慎重。

三、发挥主观能动性

由于秘书⼯作的琐碎和繁杂，上司不可能秘书的每⼀项⼯作作出指⽰，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成⾃⼰职责

范围内的⼯作。但是，这并不等于什么事都由你⼀个⼈决定。秘书的能⼒表现在她能判断什么事情可以由⾃⼰决定作主，如果

判断出是⾃⼰能作主的，那就⽆须上司交代⽽出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能⼒的标志。

要充分发挥主观能动性，⼀定要先熟悉上司的⼯作习惯。有些上司⼗分清楚⾃⼰的⼯作量，他可以合理地将⾃⼰认为是“杂

务”的⼯作分派给秘书去做。但⼤多数的上司还是习惯把各种杂务揽在⾃⼰的⾝上，使⾃⼰苦不堪⾔。因此，作好助⼿，秘书

要熟悉上司的⼯作习惯和⼯作内容，知道⾃⼰能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做。

于雪是某公司财务总监的秘书。每年到⼆⽉底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的⼏个经理就会频繁地找来，通霄达

旦地研究问题，⽽在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，

她并知道⾃⼰要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为⼀家上市公司，公司每年三⽉底之前要向社会公开财务决算报

告。由于外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重⼤，所以上司要与那⼏个经理密切磋商。由于了解了这⼀点，今

年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。

四、注意“越位”

秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理⼀些杂务，减轻上司的负

担。但是，这种主动性的分⼨不容易把握，许多秘书在⼯作中积极过了头，有时甚⾄让上司很被动。经验不⾜的秘书在⼯作中

常犯这么⼀种错误：因为上司⼀向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就⾃⾏其是。虽然上司过

去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。于那些上司有特殊要求的⼯作，秘书在做之前⼀定要请上司确认。

另外，在遇到那些⾃⼰不明⽩或⾃⼰不能作决定的事情时，必须向上司请⽰，不能先斩后奏。

作为秘书，绝不能⼲预上司的决策，超越⾃⼰的职责范围，⾃⾏其是。以下⼏种⾏为是典型的超越⾃⼰职责范围的⾏为