生鲜家产品配送服务体系程序文件汇编.doc

汉东省农食品发展有限公司发布

程序文件汇编

文件编号：AXSP-CX-2024

版本号：A/0

编制：文件编制小组

审核：

批准：

受控状态：

2024年1月5日发布2024年1月5日实施

程序文件汇编版本：A/0AXSP-CX-2024

—

—PAGE1—

目录

序号

文件名称

文件编号

版本

备注

文件控制程序

AXSP-CX-01

A/0

记录控制程序

AXSP-CX-02

A/0

信息交流控制程序

AXSP-CX-03

A/0

人力资源控制程序

AXSP-CX-04

A/0

设备设施控制程序

AXSP-CX-05

A/0

服务监督与绩效考核控制程序

AXSP-CX-06

A/0

客户投诉管理控制程序

AXSP-CX-07

A/0

应急准备和响应控制程序

AXSP-CX-08

A/0

法律法规及其他要求控制程序

AXSP-CX-09

A/0

文件控制程序

1目的

对公司建设体系所要求的文件进行控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

2范围

适用于本公司与服务体系有关的所有文件的控制，包括适当范围外来文件的控制。

3职责

3.1综合管理部是公司体系文件的主管部门。

3.2总经理负责批准发布程序文件。

3.3管理者代表负责审核程序文件。

3.4程序文件由综合管理部组织编写。

作业文件、管理文件由相关部门编写，或公司档案管理人员代为编写，总经理审批。

4文件的编号

4.1管理手册

体系代号-管理手册代号-年号

例如：XXXX-SC-2024

4.2程序文件

4.3.1程序文件

公司代号-程序文件代号-顺序号

例如：AXSP-CX-01

4.3.2程序文件汇编

公司代号-程序文件代号-年号

例如：AXSP-CX-2024

4.4记录

记录代号-标准条款号-顺序号

例如：JL-7.5.3-1

4.5作业文件

公司名称代号-作业文件代号-顺序号

例如：AXSP-ZD-01

4.6修订状态

文件未修订时修订状态为0,第一次修订时为1,第二次为2，依此类推。

4.7版号

版号采用A、B、C¨¨¨表示

4.8页序

如1/4表示共4页第1页。

5程序

5.1文件的编写、审核和批准

5.1.1文件发布前应得到批准，以确保文件的充分性、适宜性。

5.1.2程序文件由综合管理部组织编写，总经理审核，总经理批准发布。

5.1.3作业文件和其他管理文件由主管部门编写，报总经理审批。

5.2文件分发

5.2.1综合管理部负责文件编号、登记和分发。

5.2.2应确保文件使用的各个场所可获得适用文件的有关版本，文件分发应填写《文件分发/回收记录》。

5.3文件的受控和标识

5.3.1文件按更改控制方式分为“受控”和“非受控”两类。文件更改要控制到受控文件，而非受控文件不追踪更改。

5.3.2受控文件适宜在封页做“受控”标识。

5.3.3综合管理部负责编制《受控文件清单》。

5.4文件的评审

文件在使用前应进行评审，确定文件是否适用，是否需要修订或更新，经修订更新后再次批准。

5.5外来文件控制

确保外来文件得到识别并控制其分发。外来文件由各职能部门收集识别，报总经理确认其适用性后，由综合管理部登记收录。

5.6文件更改

5.6.1程序文件和其他管理文件更改由综合管理部填写《文件更改记录》，经总经理审核，报总经理批准后进行更改。

5.6.2文件更改可采用划改、换页、换版等方式。

5.6.3所有更改文件的分发由综合管理部负责。在分发换页更改文件时，被更改文件应收回。

5.6.4确保文件更改和现行修订状态得到识别。更改文件应在《文件更改记录》上做记载，更改文件应标识现行修订状态。

5.7文件的使用和保管

5.7.1应爱护文件不得在文件上随意涂改，确保文件保持清晰、易于识别。

5.7.2文件应分类存放易于检索，做到防水、防潮、防火、防丢失。

5.8文件的借阅与复制

5.8.1借阅、复制环境体系文件必须经总经理审批，并做记录。

5.9文件的作废与销废

5.9.1所有失效或作废文件由综合管理部组织清理，做“作废”标识，并从使用场所撤出。

5.9.2因某种原因需保留的任何已作废文件，应做“作废保留”标识，防止作废文件的非预期使用。

5.10技术文件和资料的归档管理按行业规定或企业管理制度执行。

5.11文件可以是任何媒体，任何媒体形式的文件控制参照执行本程序。

5.12记录

a)《文件更改记录》

b)《文件分发/回收记录》

c)《收录文件清单》

记录控制程序

1目的

对记录进行控制，以证明产品、过程符合要求和体系有效运行。

2范围

适用于公司产品和体系运行记录