会议前的筹备工作剖析课件1.pptxVIP

会前的筹工作剖析件

目?会主与目的?参会人?会地点与?会文件与料?会与安排?会前的与确

01会主与目的

确定会主会主确保会有一个明确的主，以便参会人能了解会的重点和范。主与的关系会主涵盖主要，确保内容与会主密相关。

明确会目的目的定明确会的目的，如解决、分享信息、决策制定等，有助于参会人更好地理解会的意。

确定会程程内容根据会主和目的，列出的程内容，包括安排、主、言人等。程的整根据情况，适整程内容，确保会利行。

02参会人

确定参会人名

分配参会人角色与

邀嘉或家根据会主和程，确定需要邀的嘉或家。送正式邀函，并告知会相关信息，包括、地点、程等。提前与嘉或家沟通，了解其和行程安排，确保其能出席会。

03会地点与

合适的会地点考参会人数量考交通便利性根据参会人数量适合的会室或活所，确保有足的空容所有参会人。交通便利的会地点，方便参会人到达，省成本。考会需求根据会需求适合的会地点，如需要使用投影、会等，具相施的会室。

准会施与

安排网与通确保会地点的网接定，足会等需求。如果需要使用即通件，提前并确保所有都能正常使用。提前通，确保在会期能正常通。

04会文件与料

准会背景料收集会主相关料根据会主，收集行告、市数据、政策法等相关料，会提供背景信息。制作背景料文档将收集的料整理成背景料文档，方便参会人提前了解会主和。提供在料于大型会，可以建立在料，参会人随下和看相关料。

制作会程、日程和通知会程制定日程安排送会通知根据会主和目的，合理的会程，确保涵盖所有重要。化会日程，包括、地点、程目、言人等信息，确保参会人会程有清晰了解。将会程、日程和通知通子件、短信或社交媒体等方式送参会人。

准相关材料和手册准会料包手册内容印制和分手册根据会程，准相关材料和手册，如会背景料、演稿、告等。不同参会人的需求，手册的内容和格式，确保信息准确、明了。将手册印制出来，并在会前分参会人，确保他能充分了解会内容和要求。

05会与安排

安排会安排会会不宜，一般控制在1-确定会日期2小左右，以免造成参会人疲。根据参会人的安排，一个合适的会日期，确保所有人都能参加。确定会地点一个适合会主的地，确保参会人能舒适地行交流和。

确定会形式确定会型制定程确定主持人根据会目的和内容，适合的会型，如研会、座会、座等。根据会主和目的，制定的程，包括会、主、内容等。一个适合的主持人，引会程、气氛等任。

制定会算算目包括地租、租、餐用、交通用等。算分配根据情况，合理分配各算，确保会利行。成本控制在算范内行成本控制，避免不必要的浪。

06会前的与确

会准情况确会施会室、投影、音响等是否正常运行，确保能足会需求。会料确保会所需的料、文件、PPT等准全，并提前分参会人。布置会根据会需求，合理布置会，包括座位安排、横幅挂、桌放等，造良好的会氛。

确参会人到情况确参会人名核参会人名，确保所有参加会的人到。确参会人到情况置到，确保所有参会人到，以便于到人数和缺席人数。安排座位根据参会人的、部等信息，合理安排座位，便于会行。

理突情况与理故障在会开始前，如故障，及系相关人行理，确保会不受影响。理人缺席如有重要人缺席，及了解原因，并采取相措施，如整程或重新安排人。理急事如有急事需要理，合理安排，确保事理完后，会能利行。