第七章办文二PPT课件.pptxVIP

第七章秘书的办文工作（二）;一、《办法》中规定的收发文处理程序;文书的收发传递处理工作,又称“走文”,是秘书办文工作中的又一项重要内容。“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。;（一）发文的处理程序:机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。日常生活中，主要按以下程序进行:;1、草拟：草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，草拟是发文的第一个环节，也可以是收文中“承办”的继续，秘书承办的就是草拟文稿。

2、审核:审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程,也叫“把关”或“把口”。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。核稿的目的是为了保证文书质量，节省领导或上级的时间和精力。所以，核稿必须认真负责、全面细致。

;审核的重点内容包括以下六种:;随着目前经济活动的扩大，在企业、公司中，已不可能有一套秘书班子来撰文，也不再有专门“把关”的负责人。秘书写文书，往往自己把关、自己核查。这就要求秘书有较高的文字水平和较强的文书处理能力，力争送上的文书，不必改动或稍加修改就可以走入下一个环节。

3、签发：签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。签发人对要签发的文书全面负责，

所以签发之前必须认真审核。

;签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点:;4、复核:2001年1月1日施行的《办法》在“签发”之后加入了“复核”环节。《办法》第五章“发文办理”第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘

部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续

是否完备，附件材料是否齐全，格???是否统一、

规范等。这实际上给了秘书部门对文书的又一

次把关的机会，也增加了秘书部门对所发文书的责任。复核的重点在于文书的形式和程序。;5、缮印：缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制作文书的正式的过程。缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程。缮印有各种不同的简捷方式，可以先通过电脑，经编辑排版，使定稿在体式上规范化。如果发文数量小，可以直接打印、复印，数量多的，可以用轻型印刷或激光照排技术，胶印技术。

下面介绍文书稿本的主要称谓:;下面介绍文书稿本的主要称谓：

（1）草稿：是文书的原始稿本，反映了文书的撰制、起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。草稿不是正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正规、不规范，而主要是指相对正式文书而言，它在内容上还是不成熟的、不完善的文书。

（2）定稿：是正式文书的依据稿，是经领导、上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。“定稿”仍是稿，内容上已经确定，一般不经领导同意秘书不能再加更改，但是它不具备“本”的形式，要经过从“稿”到“本”的技术处理，才产生正式文书。;（3）正本：是根据定稿印制或编写的向外发出的文本。在办文中，正本具有法定的实效。

（4）副本：是根据正本另行复制的文书。实质上，副本与正本在办文中有许多不同。副本主要用来代替正本供传阅、参考、备查使用。对于上行文，正本是主送给有关批准、审阅的收文机关的，副本是抄报用的。这样，批示、批准、批复意见，应见诸正本。仅仅是传阅、备查的副本，可以是复印件，印迹也可以复印。

（5）存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的留查样本，存本一般可以不加盖公章，留存的份数由秘书根据需要定。;秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、规格统一、印刷及时。要对原稿负责，如发现有疑误，应与核稿人员研究，不得擅自改动。每件公文从文号、标题、主送机关、抄送机关、成文日期到文件印刷份数、页码、正文、标点，都要认真细致地进行校对。末页应尽量避免无正文现象，如无法避免，应注明“此页无正文”。发出的文件必须加盖机关印章。;6、用印：用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。

文书印章盖在正文落款处，叠印在发文机关和日期上。

要注意：印章名称要与发文机关名称一致，否则要加以说明。印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准确。一般落款印要“骑年盖月”。印章只盖在公文正本上。

;7登记：登记是指根据本机关文书处理的具体要求，对发出的公文采取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记方式。登记项目，一般应包括：发文字号、发文日期、文件标题、必威体育官网网址等级、发