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文件、材料收集归档制度

第一章总则

第一条为规范本公司文件、材料的使用、保存与收集，特制定本制度。

第二条与本公司关系很密切的各种文件和在工作中形成的具有保存价值的文件、材料，都应该按照本制度进行严密的收集与归档。

第二章归档文件范围

第三条本公司在工作中产生以下各种文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向政府的请示，与政府的来往文书，政府的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、传真、重要电话记录、公司工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本公司制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料，重要岗位离职人员资料。

15、重要的来信及处理材料。

16、本公司编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本公司（包括上报和下批）干部任免、呈批表、聘任合同、转正审批表、及干部奖惩等文件材料。

第四条本公司在工作中接受政府文件过程中，以下文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

1、领导的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

2、行业或其他单位发给本公司的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

3、各类报刊刊载有关本公司情况的文章。

第五条本公司在工作中与合作伙伴合作沟通中，以下文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

1、有关单位与本公司联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

第六条本公司在工作中听取下级部门的汇报过程中，以下文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

第三章归档要求

第七条应归档的文件、材料应由各部门负责资料管理的人员收集齐全。

第八条正文与底稿（签发稿）主页或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

第九条归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

第十条归档的文件材料应用原稿原件，不得用复制件。

第十一条归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

第十二条凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

第十三条重要文件一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

第四章归档方式

第十四条凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

第十五条凡各部门发出的文件，由各部门有关人员收集，交由行政部档案员归档。

第十六条一项工作已完成时（包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等），由各部门有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交行政部档案员归档。

第十七条外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

第十八条年度工作总结、各种年报、名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

第十九条每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交行政部档案员归档。

第二十条所有档案在归档时，移交人与档案员双方都必须签字认可。

本制度自总经理批准之日起施行，解释权归行政部。