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档案资料管理制度

第一章总则

为加强档案资料的管理，提高档案使用效率，确保档案信息的安全和完整，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本组织实际情况，特制定本档案资料管理制度。本制度旨在规范档案资料的收集、整理、存储、利用及销毁等环节，为组织的决策、管理及其他业务提供可靠的信息保障。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.确保档案资料的完整性、真实性和可溯源性。

2.提高档案管理的科学化、规范化和信息化水平。

3.保障档案资料的安全，防止信息泄露及档案损毁。

4.促进档案资料的有效利用，提高工作效率。

2.2适用范围

本制度适用于本组织内部所有部门及员工的档案资料管理，涉及人事档案、财务档案、项目档案、行政档案等各类资料。

第三章法规依据

本制度依据以下法规及政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《档案管理办法》

3.《信息安全技术基本要求》

4.相关行业标准及组织内部管理规定

第四章管理规范

4.1档案资料的收集

1.档案资料的收集应遵循“完整、真实、合法”的原则。

2.各部门应定期收集与其职责相关的档案资料，确保其及时、准确地归档。

3.收集的档案资料包括但不限于：员工入职资料、财务报表、项目合同、会议记录等。

4.2档案资料的整理

1.档案资料应按照统一的分类标准进行整理，分类标准由综合管理部门制定。

2.整理后的档案资料应填写档案管理登记表，注明档案名称、时间、类别、责任人等信息。

4.3档案资料的存储

1.所有档案资料应存放在专用档案室，档案室应具备良好的防火、防潮、防尘设施。

2.档案资料应按照分类标准逐一编号，并建立电子档案管理系统，确保档案资料的可追溯性。

3.定期对档案室进行清理和检查，确保档案资料的安全和完整。

4.4档案资料的利用

1.档案资料的利用应遵循“谁使用、谁负责”的原则。

2.员工如需查阅档案资料，须提前填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅。

3.查阅档案资料时，严禁对档案进行涂改、圈划或破坏。

4.5档案资料的销毁

1.不再使用的档案资料应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行评估，确定是否需保留。

2.销毁档案资料需填写销毁申请表，经相关部门批准后方可实施。

3.销毁档案资料应采用安全、环保的方式进行，确保信息不被泄露。

第五章执行流程

5.1档案资料的收集与归档流程

1.部门收集资料——填写档案登记表——提交综合管理部门审核——归档整理。

2.定期组织档案资料的归档工作，确保及时更新。

5.2档案资料的查阅与借用流程

1.提交查阅申请——综合管理部门审核——查阅档案——归还档案，填写查阅记录。

2.外部单位借用档案，需提供正式借用函，并经相关负责人批准。

5.3档案资料的销毁流程

1.提交销毁申请——综合管理部门审核——进行安全销毁——填写销毁记录。

2.定期对需销毁的档案进行评估，确保无误后方可进行销毁。

第六章监督机制

1.建立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估。

2.监督小组应对档案管理工作提出改进建议，确保制度的有效实施。

3.各部门应定期向监督小组汇报档案管理工作情况，接受监督和评估。

第七章附则

1.本制度由综合管理部门负责解释，自发布之日起实施。

3.本制度的实施情况应定期进行评估，根据评估结果进行相应的修订和完善。

通过以上制度的制定与实施，力求建立一套科学、规范、高效的档案资料管理体系，以支持组织的各项工作，提升管理水平与信息化程度。