公司档案管理制度制度.docxVIP

公司档案管理制度制度

公司档案管理制度

第一章总则

为加强公司档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部规定，特制定本档案管理制度。公司档案是记录公司运营、员工信息、财务状况等重要信息的文件材料，是公司管理、决策和任用员工的重要依据。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管和使用流程，提高档案管理的科学化和现代化水平。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖人事档案、财务档案、经营档案、合同档案、项目档案等各类档案的管理工作。所有与档案管理相关的工作人员均需遵守本制度。

第三章目标

1.确保档案的完整性、真实性和安全性。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅及借用流程。

3.提高档案管理的效率，确保档案的快速检索与利用。

4.加强档案管理的监督与评估，持续改进管理工作。

第四章管理规范

第1节档案的收集与归档

1.档案材料的收集

各部门应根据实际情况，及时收集与本部门相关的档案材料。档案材料包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-证书复印件

-奖惩材料

-兼职情况及承诺书

-劳动合同

-各类审批材料及其他参考材料

2.档案的归档

-各部门应将收集到的档案材料进行整理，并按照档案管理要求进行分类归档。

-归档材料必须确保字迹工整、内容完整，综合服务部负责对不符合要求的材料进行纠正和完善。

第2节档案的保管

1.档案保管责任

档案由综合服务部专人负责保管，确保档案的安全和完整。

2.保管措施

-档案应存放在专用的档案柜中，采取防火、防潮、防盗等措施。

-每份档案均应逐一编号登记，并每年进行检查核对，确保档案的完整性。

-档案交接时需填写清单，并由双方签字确认。

3.档案库房要求

档案库房须符合防火、防盗、防潮等要求，无关人员不得随意出入，确保档案的安全性。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅规定

-员工或外单位人员需查阅档案时，应提前向综合服务部提出申请，并填写查阅登记表。

-查阅档案时，须遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

2.借用规定

-档案原则上不外借，特殊情况下需外借时，须经执行总裁批准，并填写借用申请表。

-借用者需确保档案的安全，归还时须及时办理登记手续。

第4节档案的转递

1.内部转递

-人员内部调动时，档案随人转递，综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。

-转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。

2.接收与核对

-对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性。

第五章监督机制

1.监督检查

综合服务部定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，确保制度的落实。

2.反馈机制

建立员工对档案管理工作的反馈机制，鼓励员工提出改进意见，促进制度的不断完善。

3.评估与改进

每年对档案管理工作进行评估，依据评估结果对制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适用性。

第六章附则

1.解释权

本制度的解释权归综合服务部。

2.生效日期

本制度自颁布之日起实施。

3.修订流程

如需对本制度进行修订，需由综合服务部提出修订意见，经过公司管理层审批后方可生效。

以上是公司档案管理制度的详细内容。通过本制度的实施，旨在提高公司档案管理的规范性和有效性，确保档案的安全和完整，为公司的决策和发展提供有力支持。希望各部门及员工能够认真遵守，共同维护档案管理的良好秩序。