公司文件编号规则 .pdfVIP

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中电新源文件编号规那么

1.目的

加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,标准存档,确

保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、效劳等各个环节中与技术有关

的各类文件和资料。

b)其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、等;

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3.编号方法

3.1公司名称约定

公司全称:中电新源智能电网科技

简称:CPHV

3.2日期表示格式:yyyy-mm-dd

yyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2021表示公元2021年。

mm月份:用两位数字表示月份,缺乏两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd某日:用两位数字表示当日,缺乏两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如:2021-10-12表示〔2021年10月12日〕

3.3文件版本编号

下面是对文件版本进展编号要遵守的标准:

起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据工程需要延伸

到假设干层,例如,0.1,,0.1.1.1.

一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1.0,版本编号不断变

化为:1.0,1.1,1.2,...,1.10。工程可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2

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等。

3.4技术文件命名格式:CPHV-TT-NN-YYYY-MM

CPHV:公司名称缩写

TT文件类型:

SC:质量手册

CX:程序文件

JS:作业指导书、说明书等

GL:操作规程,计算书等

ZD:制度

JL:记录

YYYY-MM:年月

3.5其他文件的编号

公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为:CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY

DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体

人员,该局部编码省略;

如该文件是部门内部管理制度,那么应标记部门编号,表示该制度由部门内

部使用。相应的部门代号如下:

质量部QM

综管部:ZG

生产部:SC

工程部:GC

研发部:YF

市场部:XS

财务部:CW

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nnn:文件流水号

dd:文件版本号

YY:年份

例如:考勤管理制度的文件编号为:CPHV-ZG-001-1.0-12,表示2021年发

布的1.0版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度。

合同协议(原件归档时人工增加编号)

合同协议的编号格式为:CPHV–yyyy-mm-dd-T-nnn

Yyyy-mm-dd:签订合同的年月日

T:合同类型

XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同

nnn:合同流水号

(原件归档时人工增加编号)

发出的编号构造为:CPHV-AA-R/S-BB-yyyy-mm-dd-nnn

AA:人员姓名

R表示收到,S表示发出

BB:的主题〔不超过15个汉字〕

yyyy-mm-dd:表示日期

nnn:流水号

属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,那么应对其复印,并

以外来文件的命名规那么进展命名,并且与外来文件一起管理。

例如:CPHV-张三-R-宁波下月订单的回复-2021-10-12-01〔表示在2021

年10月12日

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