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养老院档案管理制度

第一章总则

为加强养老院档案管理，保障档案的安全和有效利用，确保养老院的运营效率和服务质量，依据国家法律法规及行业标准，特制定本制度。养老院档案是记录老人入住、健康状况、生活情况、服务记录等重要信息的文件材料，是养老院管理和服务的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于养老院内所有档案的收集、整理、保管、查阅、借用及转递等工作，包括但不限于老人档案、员工档案、财务档案、服务记录等。

第三章管理规范

第1节档案的收集与归档

1.档案收集

所有老人入住时，需填写《老人入住登记表》，并提供身份证明、健康体检报告等相关材料。档案材料包括但不限于：

老人基本信息

健康状况评估

入住协议

生活习惯及需求

家属联系方式

其他相关证明材料

2.档案整理

档案材料应按照统一格式进行整理，确保内容的完整性和准确性。所有材料需由养老院档案管理专员审核。

3.档案归档

所有档案材料需在老人入住后7个工作日内完成归档工作，归档后应编号并分类存放，确保查阅的便捷性。

第2节档案的保管

1.保管责任

养老院档案由专门的档案管理人员负责，档案应存放在专用档案室，确保安全、整洁。

2.安全措施

档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，进入档案室需登记并接受检查。无关人员不得随意进入档案室。

3.年度检查

每年定期对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性，发现问题及时整改。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅申请

养老院员工或外部相关人员需查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，并经档案管理专员批准。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，需经院长批准。借用档案人员需填写借用登记表，并承诺遵守必威体育官网网址规定。

3.查阅要求

查阅档案时，严禁涂改、圈划、拆换档案内容，查阅后需及时归还。

第4节档案的转递

1.转递流程

档案转递需由档案管理专员负责，转递前需填写《档案转递通知单》，并进行登记。

2.密封转递

转递的档案需密封包装，禁止个人携带，确保档案信息的安全。

3.回执确认

对于转入的档案，应及时与接收方核对无误，并办理通知单回执。

第四章监督机制

第1节监督职责

1.监督部门

养老院设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督与评估，确保制度的落实。

2.定期评估

每季度对档案管理工作进行一次评估，依据评估结果提出改进建议，并形成书面报告。

第2节记录与反馈

1.记录要求

所有档案的查阅、借用、转递等过程需记录在案，形成完整的档案管理台账。

2.反馈机制

建立内部反馈机制，员工可对档案管理工作提出意见和建议，定期召开会议总结改善措施。

第五章附则

1.解释权

本制度由养老院管理层负责解释，所有员工应严格遵守。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效，并适用于所有相关档案管理工作。

3.修订流程

根据实际情况，定期对本制度进行修订，修订建议需经管理层审核通过后方可实施。

通过以上制度的实施，确保养老院档案管理的科学化、规范化，提高档案利用效率，提升养老服务质量，为老人提供更加安全、舒适的生活环境。